Многие организации столкнулись с тем, что служебные командировки пришлось отменить из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки. В материале рассмотрен порядок бухгалтерского учета командировочных расходов по отмененным командировкам.
Ситуация
Работник организации был командирован из Минска в Варшаву с 16 по 20 марта 2020 г.
В связи с этим работник понес следующие командировочные расходы:
- по оформлению визы;
- на оплату страховки от несчастных случаев и болезней на время поездки;
- на оплату бронирования места в гостинице.
Сумма данных расходов составила 425 руб.
Организация заранее приобрела по безналичному расчету железнодорожные билеты из Минска в Варшаву и обратно. Стоимость билетов составила 93,48 руб. (в т.ч. НДС – 4,9 руб.).
В связи с закрытием польской границы из-за распространения коронавируса командировка была отменена.
Билеты были сданы в кассу железнодорожного вокзала. Деньги на расчетный счет организации возвращены за вычетом стоимости услуг по их оформлению. Сумма возврата составила 88,48 руб. (в т.ч. НДС – 4,07 руб.)
Оплата бронирования места в гостинице не была возвращена.
Возмещаются ли работнику командировочные расходы (по оформлению визы, на оплату страховки и бронирование места в гостинице)?
Как учитываются при исчислении налога на прибыль и отражаются в бухгалтерском учете командировочные расходы при отмене командировки из-за коронавируса?
Возмещение работнику расходов при отмене командировки
Направление в служебную командировку и возмещение командировочных расходов регулирует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в редакции от 04.09.2019; далее – Положение № 176).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п. 5 Положения № 176):
- по проезду к месту командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места жительства (суточные);
- иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
В соответствии с частью второй п. 24 Положения № 176 возмещение расходов по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для их оформления, бронированию мест в гостиницах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, а также стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов в случае отмены командирования по не зависящим от командируемого работника причинам.
В рассматриваемой ситуации командировка была отменена не по вине работника, а вследствие закрытия польской границы из-за распространения коронавируса. Следовательно, командировочные расходы (по оформлению визы, оплате страховки и бронированию места в гостинице) возмещаются работнику в полном объеме.
В данном случае целесообразно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), отразив в нем причину отмены служебной командировки.
Справочно: если работнику выдавались денежные средства, например суточные или на оплату гостиницы, их необходимо сдать в бухгалтерию.
Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов при отмене командировки
<...>
