Многие организации столкнулись с тем, что служебные командировки пришлось отменить из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки. В материале рассмотрен порядок бухгалтерского учета командировочных расходов по отмененным командировкам.
Ситуация
Работник организации был командирован из Минска в Варшаву с 16 по 20 марта 2020 г.
В связи с этим работник понес следующие командировочные расходы:
- по оформлению визы;
- на оплату страховки от несчастных случаев и болезней на время поездки;
- на оплату бронирования места в гостинице.
Сумма данных расходов составила 425 руб.
Организация заранее приобрела по безналичному расчету железнодорожные билеты из Минска в Варшаву и обратно. Стоимость билетов составила 93,48 руб. (в т.ч. НДС – 4,9 руб.).
В связи с закрытием польской границы из-за распространения коронавируса командировка была отменена.
Билеты были сданы в кассу железнодорожного вокзала. Деньги на расчетный счет организации возвращены за вычетом стоимости услуг по их оформлению. Сумма возврата составила 88,48 руб. (в т.ч. НДС – 4,07 руб.)
Оплата бронирования места в гостинице не была возвращена.
Возмещаются ли работнику командировочные расходы (по оформлению визы, на оплату страховки и бронирование места в гостинице)?
Как учитываются при исчислении налога на прибыль и отражаются в бухгалтерском учете командировочные расходы при отмене командировки из-за коронавируса?
Возмещение работнику расходов при отмене командировки
Направление в служебную командировку и возмещение командировочных расходов регулирует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в редакции от 04.09.2019; далее – Положение № 176).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п. 5 Положения № 176):
- по проезду к месту командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места жительства (суточные);
- иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
В соответствии с частью второй п. 24 Положения № 176 возмещение расходов по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для их оформления, бронированию мест в гостиницах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, а также стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов в случае отмены командирования по не зависящим от командируемого работника причинам.
В рассматриваемой ситуации командировка была отменена не по вине работника, а вследствие закрытия польской границы из-за распространения коронавируса. Следовательно, командировочные расходы (по оформлению визы, оплате страховки и бронированию места в гостинице) возмещаются работнику в полном объеме.
В данном случае целесообразно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), отразив в нем причину отмены служебной командировки.
Справочно: если работнику выдавались денежные средства, например суточные или на оплату гостиницы, их необходимо сдать в бухгалтерию.
Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов при отмене командировки
Командировочные расходы, возникшие у организации в связи с отменой командировки из-за распространения коронавируса, учитываются при налогообложении прибыли и включаются в состав внереализационных расходов как другие расходы, потери, убытки организации, понесенные ею при осуществлении деятельности, но непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (подп. 3.52 п. 3 ст. 175 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
При возврате приобретенных билетов в случае отмены командировки в состав внереализационных расходов включается разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком.
Важно! Данные расходы должны подтверждаться первичными учетными документами, а из приказа об отмене командировки должно быть видно, что она отменена по объективным или уважительным причинам.
По приобретенным железнодорожным билетам организация принимает к вычету «входной» НДС на основании ЭСЧФ, полученных от продавца услуги и подписанных в установленном порядке электронной цифровой подписью организации (подп. 5.1 п. 1 ст. 132 НК).
При сдаче билетов налоговые вычеты корректируются в месяце получения и подписания в установленном порядке дополнительного ЭСЧФ (часть первая, абз. 3 части второй п. 11 ст. 131 и п. 18 ст. 133 НК).
Справочно: порядок получения ЭСЧФ по оформленным проездным документам (билетам) подотчетными лицами организаций в билетных кассах, через терминалы самообслуживания и через интернет-сайт Белорусской железной дороги представлен на этом сайте по адресу: http://www.rw.by/help/porjadok_poluchenija_elektronn.
В бухгалтерском учете сумма возмещения работнику командировочных расходов, а также разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком, при отмене командировки по уважительной причине относятся в состав прочих расходов по текущей деятельности и отражаются на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»)*.
_______________
* Абзац 19 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (в редакции от 22.12.2018); п. 70 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (в редакции от 13.12.2019); далее – Инструкция № 50).
Билеты на проезд учитываются на отдельном субсчете к счету 10 «Материалы», их учет ведется при помощи регистра аналитического учета, например журнала учета движения билетов (часть 16 п. 16 Инструкции № 50).
В рассматриваемой ситуации операции отражаются в учете организации следующим образом:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Отражено перечисление денежных средств за билеты |
60 |
51 |
93,48 |
|
Отражена стоимость приобретенных билетов |
10 |
60 |
88,58 (93,48 – 4,9) |
|
Отражен НДС по услугам перевозки, оформления билетов на проезд, выделенный в билетах на проезд и в других первичных учетных документах |
18 |
60 |
4,9 |
|
Принят к вычету НДС по услугам перевозки, оформления билетов на проезд на основании ЭСЧФ |
68 |
18 |
4,9 |
|
Методом «красное сторно» отражена стоимость возвращенных билетов (без НДС) |
10 |
60 |
84,41 (88,48 – 4,07) |
|
Методом «красное сторно» отражена сумма НДС, предъявленная при реализации билета (кроме суммы НДС, относящейся к услугам, стоимость которых перевозчиком не возвращается) |
18 |
60 |
4,07 |
|
Методом «красное сторно» отражена принятая к вычету сумма НДС, предъявленная при реализации билета (кроме суммы НДС, относящейся к услугам, стоимость которых перевозчиком не возвращается) |
68 |
18 |
4,07 |
|
Возвращены денежные средства за билет (стоимость билета за вычетом стоимости услуг, которая не возвращается перевозчиком) |
51 |
60 |
88,48 |
|
Включена в состав прочих расходов по текущей деятельности стоимость услуг, которая не возвращается перевозчиком (разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком), без НДС |
90-10* |
60 |
4,17 ((93,48 – 88,48) – (4,9 – 4,07)) |
|
Перечислены денежные средства на личную дебетовую карточку работника |
71 |
51 |
425 |
|
Отнесена в состав прочих расходов по текущей деятельности сумма возмещенных работнику командировочных расходов (по оформлению визы, оплате страховки и бронирования места в гостинице) |
90-10* |
71 |
425 |
_____________
* Учитывается при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов.
Резюме:
1. В случае отмены командировки из-за распространения коронавируса, т.е. по не зависящим от командируемого работника причинам, возмещение расходов по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для их оформления, бронированию места в гостинице, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, а также стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов.
2. Командировочные расходы, возникшие у организации в связи с отменой командировки вследствие распространения коронавируса, непосредственно не связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг) имущественных прав, но произведены в процессе осуществления ею своей деятельности. Такие расходы учитываются при налогообложении прибыли и включаются в состав внереализационных расходов как прочие расходы.
3. В бухгалтерском учете организации расходы, возникшие при отмене командировки по уважительной причине, относятся в состав прочих расходов по текущей деятельности и отражаются на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»).
