Законодательством предусмотрен порядок возмещения подотчетным лицам расходов. Документы, на основании которых происходит выплата, должны быть оформлены надлежащим образом. Очень часто случается так, что работник потерял чек или представил его в плохом состоянии и информация нечитабельна (стерлась, выгорела и т.д.). Автор поделится своим мнением, как в такой ситуации поступать бухгалтеру.
Ситуация
Работники организации направляются в служебные командировки. За границей они заправляют автомобили и по возврашении должны представить отчет об использованных средствах и приложить подтверждаюшие документы.
Но иногда случается так, что чек утерян или при долгом нахождении на солнце выгорает и прочитать информацию становится невозможным.
Разберемся, можно ли возместить расходы в таком случае.
По мнению автора, возместить расходы при утере или порче чека нельзя.
Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства (п.90 Инструкции№ 117*).
К отчету об израсходованных суммах прилагаются документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, включая расходы по служебным командировкам, в т.ч. платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму.
В случае отсутствия в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), дату продажи товара (работы, услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов (абз. 2 части первой п.91 Инструкции№ 117).
Следовательно, по мнению автора, в случае отсутствия платежного документа работнику не возмещаются расходы на заправку автомобиля. Аналогичным образом, по мнению автора, следует поступить, если платежный документ предоставлен, но он плохо читается или выгорел(невозможно прочитать имеющуюся на нем информацию).
Таким образом, организации целесообразно донести до работников о необходимости внимательно относится к документам, при возможности делать ксерокопии, чтобы в дальнейшем избежать проблем.
Также обратите внимание, что платежные документы, карт-чеки, даже изначально представленные в надлежащем виде, с течением времени становятся блеклыми и нечитабельными и тогда невозможно воспроизвести содержащуюся на них информацию. Поэтому советуем делатьксерокопии документов, заверенныеруководителями юридического лица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, и хранитьих вместе с оригиналами (часть третья п.91 Инструкции№ 117).
________
*Инструкцияо порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
