Учет денежных документов ведется на счете 50-3
Напомним, что с 1 января 2004 г. изменился порядок учета денежных документов, так как именно с этой даты вступил в силу утвержденный постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 Типовой план счетов бухгалтерского учета. Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета (комментариями к счету 50 "Касса") определено, что к счету 50 может быть открыт субсчет 50-3 "Денежные документы". Заметим, что ранее денежные документы учитывались на счете 56 "Денежные документы".
Все материалы вы можете найти в свежих номерах журнала "Главный Бухгалтер" на портале GB.BY
Еще материалы по расходному кассовому ордеру
Данный субсчет предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.
По дебету субсчета 50-3 отражается поступление денежных документов в кассу организации, по кредиту – выдача денежных документов из кассы организации.
Поскольку основанием для отражения записей по счету 50 в регистре синтетического учета (журнал-ордер № 1 или выходная форма "Анализ счета 50 "Касса") являются отчеты кассира с приложенными первичными документами, то в практике бухгалтерского учета возникает необходимость в оформлении первичных кассовых документов на поступление и выдачу денежных документов.
Такая норма закреплена постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38 "Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций". В частности, в п. 4 Инструкции записано, что ордера КО-1, КО-1в заполняются при поступлении в кассы наличных денег и денежных документов соответственно в белорусских рублях и иностранной валюте, а в п. 5 – что ордера КО-2, КО-2в заполняются при выдаче из кассы наличных денег и денежных документов соответственно в белорусских рублях и иностранной валюте.
Денежные документы не следует путать с бланками строгой отчетности, к которым относятся бланки товарно-транспортных документов, квитанционные книжки, бланки различных удостоверений и дипломов и др. Отметим, что в законодательстве республики нет определения термина "денежные документы" и критерия различия денежных документов и бланков строгой отчетности. Нормативные правовые акты, в которых определен состав денежных документов и бланков строгой отчетности, не согласованы между собой.
Организации необходимо обеспечить аналитический учет денежных документов
В бухгалтерском учете необходимо обеспечить учет поступления, наличия и списания денежных документов по их видам. Такую функцию может выполнять регистр аналитического учета. Если аналитический учет бланков строгой отчетности рекомендовано вести на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (п. 20 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196, далее – Инструкция № 196) в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, то относительно денежных документов аналогичная норма в законодательстве отсутствует.
Вместе с тем все денежные документы имеют цену приобретения и их учету следует уделить особое внимание. Считаем, что в организации должен вестись регистр аналитического учета денежных документов, например книга учета движения денежных документов, записи в которой следует осуществлять на основании первичных документов, подтверждающих поступление и выбытие денежных документов. С этой целью обращаем внимание бухгалтеров на форму приходно-расходной книги по учету бланковстрогой отчетности, приведенную в приложении 2 к Инструкции № 196. Ее, по мнению автора, можно использовать и в качестве регистра аналитического учета денежных документов. В этом случае форму такого регистра следует закрепить в учетной политике организации.
Поступление денежных документов в кассу
При поступлении денежных документов в кассу на основании товарной накладной и других документов выписывается приходный кассовый ордер и в кассовую книгу и книгу учета движения денежных документов вносятся записи. В бухгалтерском учете при этом следует составить корреспонденции:
Д-т 50-3 – К-т 60, 76
– получены денежные документы от организации, их реализующей;
Д-т 50-3 – К-т 71
– оприходованы денежные документы согласно авансовому отчету подотчетного лица.
Записи в книгу учета движения денежных документов обеспечивают аналитический учет в разрезе видов денежных документов, а также по местам их хранения (материально ответственным лицам).
Список материально ответственных лиц утверждается в организации, как и сроки составления отчета (акта) об использовании денежных документов согласно графику документооборота, разрабатываемого в организации.
Выдача денежных документов из кассы
При выдаче денежных документов из кассы составляется расходный кассовый ордер (в момент выдачи), производятся записи в книгу учета движения денежных документов и составляется следующая корреспонденция счетов:
Д-т 71 – К-т 50-3
– на стоимость выданных денежных документов (авиабилеты) подотчетным лицам;
Д-т 50-3, аналитический счет "Денежные документы в подотчете", – К-т 50-3, аналитический счет "Денежные документы в кассе"
– на стоимость выданных денежных документов из кассы материально ответственным лицам.
Списание денежных документов с подотчета материально ответственных лиц производится на основании отчета (акта) об использовании денежных документов:
Д-т 20, 44 и др. – К-т 50-3, аналитический счет "Денежные документы в подотчете"
– на стоимость использованных денежных документов.
Учет получения и выдачи денежных документов ведется главным бухгалтером или по его поручению одним из работников бухгалтерии согласно утвержденному распределению обязанностей.
Пример
Организация 5 августа 2010 г. приобрела почтовые марки в количестве 100 шт. на сумму 50 000 руб. 10 августа почтовые марки в количестве 80 шт. на сумму 40 000 руб. выданы Иванову К.С. для наклеивания на посылки с готовой продукцией организации. 26 августа дополнительно выдано почтовых марок в количестве 10 шт. на сумму 5 000 руб.
В сроки, утвержденные графиком документооборота (30 августа), Ивановым К.С. представлен отчет о фактическом использовании марок, в соответствии с которым списанию подлежит 90 марок на сумму 45 000 руб. Остаток марок на конец месяца составляет 10 шт. на сумму 5 000 руб.
Записи в книге учета денежных документов должны быть следующими.
В бухгалтерском учете в августе нужно составить следующие записи:
Д-т 50-3 – К-т 60 – 50 000 руб.
– получены марки в кассу организации;
Д-т 50-3 – К-т 50-3 – 45 000 руб.
– выданы марки из кассы организации подотчетному лицу;
Д-т 20, 44 и др. – К-т 50-3 – 45 000 руб.
– списаны марки согласно отчету.
Схема учетного процесса по счету 50-3
Схема учетного процесса денежных документов будет иметь следующий вид.
Учет денежных документов с использованием счета 71
Автор допускает использование счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" при выдаче авиабилетов подотчетным лицам. При этом существует мнение о возможности применения счета 71 для отражения в учете выдачи всех денежных документов с использованием этого счета.
Однако, используя в учете счет 71, следует принять во внимание, что:
– во-первых, Типовым планом счетов бухгалтерского учета предусматривается отражение на счете 71 денежных сумм, выдаваемых в подотчет на административные и хозяйственные расходы;
– во-вторых, обеспечивая своевременность расчетов с подотчетными лицами, следует соблюдать установленные сроки для оформления отчетов об использовании выданных в подотчет сумм (3 дня);
– в-третьих, при таком варианте каждому подотчетному лицу, получившему денежные документы, необходимо вести отдельный регистр учета, подтверждающий движение и наличие полученных ценностей в подотчет.
