При направлении работника в служебную командировку организация должна руководствоваться нормами:
– Положения № 176 [1] |*|.
Данный документ определяет порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках;
– подп. 1.1 п. 1 Указа № 411 [2].
При возмещении (оплате) плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога:
– суточные в размерах, установленных законодательством;
– фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно.
При отсутствии документов, подтверждающих оплату указанных расходов, расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (т.е. от подоходного налога будут освобождаться только эти суммы возмещения);
– фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на такси, аренду автомобиля в пределах места командировки за границей;
– расходы по найму жилого помещения в размерах, установленных законодательством;
– общая выплата, возмещающая водителям, осуществляющим внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки, расходы по найму жилого помещения и суточные, определяемая в порядке, установленном законодательством;
– иные расходы на служебные командировки, в т.ч. расходы, произведенные работником в командировке с разрешения или ведома нанимателя, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством.
В отдельных ситуациях указанные расходы могут стать объектом обложения подоходным налогом.
Ситуация 1
Организация выплатила работнику суточные при однодневной командировке с 3-разовым питанием
Работник организации (г. Минск) в феврале 2020 г. направлен в служебную однодневную командировку |*| в г. Молодечно. Принимающая сторона в день командирования обеспечила работника в месте командировки 3-разовым питанием и транспортом. Данному работнику до отъезда в служебную командировку были выплачены суточные в размере 9 руб.
* Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения при однодневной командировке
При направлении работника в командировку в пределах Беларуси на 1 день возмещение суточных составляет 100 % от размеров, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (п. 21 Положения № 176).
В случае обеспечения направляющей и (или) принимающей стороной командированного работника 3-разовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки направляющая сторона суточные не возмещает, за исключением суточных за время нахождения в пути (часть вторая п. 20 Положения № 176).
Учитывая вышеизложенное, организация не должна в такой ситуации выплачивать командированному работнику суточные, так как:
1) работник выбыл в командировку и прибыл в пункт командирования в один и тот же день – этот день не является временем нахождения в пути;
2) принимающая сторона обеспечила работника 3-разовым питанием и транспортом.
Выплаченная сумма суточных (9 руб.) подлежит обложению подоходным налогом.
Ситуация 2
Суточные и расходы по найму жилого помещения выплачены за время нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях
Работник организации (г. Минск) 7 февраля 2020 г. (пятница) направлен в служебную однодневную командировку в г. Брест. Данному работнику до отъезда в служебную командировку были выплачены суточные за 1 день, аванс на расходы по проезду к месту командирования и обратно.
Работник организации с согласия нанимателя в личных целях задержался в месте служебной командировки после ее окончания и вернулся из нее в выходной для него день 8 февраля 2020 г. (субботу).
По возвращении из командировки этому работнику сверх выданного аванса возмещены расходы по найму жилого помещения с пятницы на субботу, а также суточные за 1 день (субботу).
В случаях нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, в т.ч. при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня, расходы:
– по проезду – возмещаются командированному работнику на общих основаниях;
– по найму жилого помещения и суточные за эти дни – не возмещаются (часть третья п. 5 Положения № 176).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации наниматель вправе возместить командированному работнику |*| только расходы по проезду из г. Бреста в г. Минск.
* Отличия между командировкой и разъездным характером работы
Возмещение расходов по найму жилого помещения с пятницы на субботу, а также суточных за 1 день (субботу) является для работника доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 3
При командировании в Республике Беларусь возмещены расходы на такси, аренду автомобиля
Сотрудник организации (г. Минск) в феврале 2020 г. на 5 дней был направлен в служебную командировку в г. Витебск. По возвращении из командировки данному сотруднику сверх норм суточных, установленных законодательством, наниматель согласно представленным подтверждающим документам возместил расходы по аренде автотранспортного средства для передвижения в пределах пункта командирования.
Расходы на аренду автомобиля освобождаются от подоходного налога, только если они понесены в пределах места командировки за границей (абз. 4 части первой подп. 1.1 п. 1 Указа № 411, часть вторая п. 14 Положения № 176).
Транспортные расходы, произведенные командированным работником в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (часть первая п. 14 Положения № 176).
Таким образом, возмещение командированному работнику сверх суточных расходов по аренде автотранспортного средства для передвижения в пределах пункта командирования (г. Витебска) является его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 4
Расходы по проезду возмещены без представления подтверждающих документов
Работник организации в феврале 2020 г. направлен в служебную командировку в г. Вильнюс (Литовская Республика) автобусом. Стоимость билетов по проезду к месту командирования и обратно составила 70 руб. По возвращении из командировки работник не представил билеты в связи с их утерей.
По заявлению работника наниматель возместил ему произведенные расходы по проезду в размере 70 руб.
От подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. При отсутствии документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такого возмещения освобождаются от подоходного налога в размерах, установленных законодательством (абз. 3 части первой подп. 1.1 п. 1 Указа № 411).
В таких случаях согласно п. 13 Положения № 176 расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону. Исключение составляют случаи, когда:
– приобретение проездных документов (билетов) осуществляется за счет средств принимающей стороны, а также если командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда. В этих случаях расходы по проезду к месту командировки и обратно не подлежат возмещению (п. 12 Положения № 176);
– это автомобильная перевозка. Она регулируется нормами гл. 7 Положения № 176.
Таким образом, от подоходного налога освобождается только сумма возмещения, предусмотренная законодательством при отсутствии проездных документов, – 0,1 базовой величины в каждую сторону.
Разница между суммой, возмещаемой работнику нанимателем, и суммой возмещения, предусмотренной законодательством при отсутствии проездных документов (0,1 базовой величины в каждую сторону), подлежит обложению подоходным налогом.
Таким образом, организация:
– вправе освободить от уплаты подоходного налога сумму в размере 5,40 руб. (0,1 × 27 руб. × 2);
– должна обложить подоходным налогом сумму возмещения в размере 54,60 руб. (60 – 5,40) |*|.
* Порядок оформления и выдачи аванса на зарубежную командировку
