Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Можно ли подписывать документы, если уволился сотрудник, указанный в сертификате ЭЦП организации?

Электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) широко используется во всем мире для получения различного вида услуг и заверения документов, не выходя из офиса. ЭЦП является аналогом собственноручной подписи. То есть применение этого устройства позволяет придать законную силу электронным документам. В настоящее время ЭЦП дает право полноценно подписывать электронные документы, обращения, подаваемые в ИМНС, таможенные органы, ФСЗН, Белгосстрах, Белстат, и оплачивать счета организации.

В организациях нередко возникает ситуация, когда меняется директор или главный бухгалтер (уполномоченный представитель владельца ЭЦП), а новое руководство или новый главный бухгалтер забывают переоформить ЭЦП. Бухгалтеры спрашивают:

Можно ли подписывать документы, если уволился сотрудник, указанный в сертификате ЭЦП организации?

Специалист ИМНС:

– В данном случае для органов ИМНС не важно, на кого оформлена ЭЦП. Нам важно знать лицо, на которое возложены обязанности по исчислению, уплате налогов и представлению в налоговые органы документов налогового учета и (или) отчетности. В декларациях должны быть указаны фамилия и телефон этого сотрудника.

Специалист банка:

– ЭЦП особенно активно используют банки для систем «Клиент-банк» и «Интернет-банк». В случае увольнения работника, на которого оформлена ЭЦП, в переоформлении должны быть заинтересованы обе стороны, так как последствия могут быть серьезные.

Владелец личного ключа обязан хранить в тайне личный ключ; обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения); отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена. Поэтому важно помнить, что вся ответственность, связанная с передачей ЭЦП, ложится на ее владельца. Если с расчетного счета организации спишут деньги, используя вашу ЭЦП, убытки с банка взыскать не получится. Были случаи, когда деньги списали на основании платежного поручения, подписанного ЭЦП уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). Суд отказал во взыскании денег с банка, отметив, что организация не обеспечила режим секретности ключа, чем нарушила требования Закона об электронной подписи.

Ольга Станиславовна, главный бухгалтер:

– На мой взгляд, такая ситуация до первых проблем и проверок. Потом доказывай, что фактически это не ты подписывал банковские документы или налоговые декларации. Поэтому лучше при увольнении переоформить ЭЦП на того сотрудника, который будет ею пользоваться. В моем случае я так и сделала, и остальным советую.

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.