Из письма в редакцию:
"Организация приобрела трудовые книжки для работников. Каким образом следует вести их учет? Как при выдаче трудовой книжки отразить списание ее стоимости? Можно ли учесть расходы по приобретению трудовых книжек в составе себестоимости продукции (работ, услуг)?"
Организуйте учет трудовых книжек как бланков строгой отчетности
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника (ст. 50 Трудового кодекса РБ).
Трудовые книжки ведут по всем работникам, работающим у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Наниматели должны организовать учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности (подп. 1.9 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 (далее – постановление№ 1635)).
Справочно: порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности утвержден постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196.
Наниматель несет ответственность за организацию работы и контроля по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (подп. 1.10 п. 1 постановления № 1635). Поэтому необходимо приказом (распоряжением) назначить работника, ответственного за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
При выдаче трудовых книжек, а также вкладышей в трудовую книжку с работников взимают плату в размере затрат на их приобретение (подп. 1.12 п. 1 постановления № 1635).
Для учета пустых и заполненных бланков трудовых книжек ведут:
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – приходно-расходная книга) по форме, установленной в приложении 2 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30);
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 30.
В приходно-расходной книге отражают все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Данную книгу ведут в бухгалтерии.
Книгу учета ведет кадровая служба или другое подразделение (лицо), на которое возложены обязанности оформления приема и увольнения работников. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации и заверенную печатью.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить роспись в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров или печатью нанимателя.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдают по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (п. 59 Инструкции № 30).
По окончании каждого месяца работник, ответственный за выдачу трудовых книжек, представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. На испорченные при заполнении бланки составляют акт по форме, приведенной в приложении 1 к Инструкции № 30.
Справочно: в случае ликвидации юридического лица ликвидационная комиссия составляет акт, как для документов строгой отчетности, о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Акт и прилагаемые к нему бланки сдают по месту их получения (п. 60 Инструкции № 30).
Отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению и выдаче трудовых книжек
В бухгалтерском учете операции по движению трудовых книжек следовало отражать:
– в 2011 г. – по нормам Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 (далее – Инструкция № 89);
– в 2012 г. – по Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).
Как в 2011 г., так и в 2012 г., для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности предназначен счет 006 "Бланки строгой отчетности".
Бланки строгой отчетности учитывают на счете 006 по номинальной стоимости или в условной оценке. Аналитический учет по счету 006 ведут по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.
На счете 10 "Материалы" учитывают движение материалов. Принятие их к бухгалтерскому учету отражают записью по дебету счета 10 и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и других счетов.
На счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.
Изменения произошли в отражении выбытия материалов.
В условиях 2011 г. при выбытии материалов (продажа, списание и др., за исключением безвозмездной передачи) их стоимость списывали с кредита счета 10 в дебет счета 91 "Операционные доходы и расходы".
Счет 91 был предназначен для обобщения информации об операционных доходах и расходах отчетного периода, в т.ч. о доходах и расходах, связанных с продажей и прочим выбытием принадлежащих организации производственных запасов и иных активов, а также для определения финансовых результатов от их выбытия.
В 2012 г. реализацию и выбытие запасов необходимо отражать в составе прочих доходов (расходов) по текущей деятельности с применением счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности".
Таким образом, затраты по приобретению трудовых книжек не относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а при выдаче трудовых книжек взимают с работников плату в размере расходов на их приобретение.
В бухгалтерском учете приобретение и выдачу трудовых книжек отражают следующими записями:
1) при получении трудовых книжек:
Д-т 60 – К-т 51
– произведена оплата трудовых книжек;
Д-т 006
– оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 10, субсчет "Бланки строгой отчетности", – К-т 60
– оприходованы бланки трудовых книжек в составе материалов;
Д-т 18 – К-т 60
– отражена сумма НДС по полученным трудовым книжкам;
Д-т 68 – К-т 18
– сумма НДС принята к вычету (при соблюдении условий, установленных законодательством);
2) при выдаче трудовых книжек:
– в 2011 г.:
Д-т 91 – К-т 10
– отражено списание трудовых книжек;
Д-т 91 – К-т 68
– начислен НДС по ставке 20 %;
Д-т 73 – К-т 91
– отражена стоимость трудовых книжек, возмещаемая работниками (сумма с НДС);
– в 2012 г.:
Д-т 90, субсчет 8 "Прочие расходы по текущей деятельности", – К-т 10
– отражено списание трудовых книжек;
Д-т 90, субсчет 8 "Прочие расходы по текущей деятельности", – К-т 68
– начислен НДС по ставке 20 %;
Д-т 73 – К-т 90, субсчет 7 "Прочие доходы по текущей деятельности"
– отражена стоимость трудовых книжек, возмещаемая работниками (сумма с НДС).
Остальные записи по счетам проводятся без изменений в 2011 г. и в 2012 г.:
К-т 006
– отражено списание трудовых книжек с забалансового счета;
Д-т 50, 70 – К-т 73
– внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки (либо произведены удержания за трудовые книжки из заработной платы).
Думаю, что теперь вы без труда сможете организовать у себя учет трудовых книжек.
Искренне ваша, Ольга Павловна
