Организация, находящаяся в Минске, направила гарантийное письмо в гостиницу Могилева с просьбой забронировать номер на проживание сотруднику, отбывающему в служебную командировку, стоимостью 38 руб. за сутки проживания. Работнику перед убытием в командировку выдана корпоративная карточка для оплаты расходов на проживание. По прибытии из нее сотрудник не представил подтверждающих документов на проживание и потребовал возмещения расходов по найму жилого помещения в соответствии с установленной нормой из расчета 50 руб. за 1 ночь нахождения в командировке.
В каком размере следует возместить расходы по найму жилого помещения?
При направлении работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:
- - по проезду к месту командировки и обратно;
- - по найму жилого помещения;
- - за проживание вне места жительства (суточные);
- - иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть первая п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее - Положение № 176).
Возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (часть первая п. 15 Положения № 176).
При оплате направляющей стороной жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются. Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (п. 17 Положения № 176).
Для областных центров, в т.ч. для Могилева, норма расходов по найму жилого помещения установлена в приложении 1 к Положению № 176 в размере 50 руб.
В нашем случае, если бы работнику не выдавалась корпоративная карточка, то работнику без подтверждающих документов по найму жилья возместили бы сумму из расчета количества ночей, проведенных работником в командировке в Могилеве.
Но поскольку организация направила гарантийное письмо в гостиницу Могилева с просьбой забронировать номер на проживание сотруднику, отбывающему в служебную командировку, и при этом работнику выдана корпоративная карточка для оплаты гостиницы, то необходимо руководствоваться частью пятой письма МНС Республики Беларусь от 05.11.2019 № 2-1-10/02428 «О вычетах НДС при отражении в учете расходов по найму жилья командированными лицами».
В этом письме определено, что бронирование нанимателем места в гостинице, а также выдача работнику корпоративной дебетовой карточки, на которую предварительно организация перечислила денежные средства для последующей оплаты командированным работником расходов по найму жилого помещения, признается предоставлением либо оплатой направляющей стороной жилого помещения с необходимостью представления командированным работником подтверждающих документов.
Такое же мнение высказывают и специалисты Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.
На основании изложенного, поскольку организация забронировала работнику гостиницу и выдала корпоративную карточку, то в этом случае расходы по найму жилого помещения должны возмещаться по фактическим расходам в пределах норм, установленных Положением № 176.
Соответственно при отсутствии подтверждающих документов либо при отсутствии расходования средств с корпоративной дебетовой карточки указанные расходы командированному работнику не возмещаются.
