Из письма в редакцию:

«Наша организация получила легковой автомобиль по договору безвозмездного пользования от своего руководителя, который является одним из учредителей организации. Организация приобрела и провела замену автомобильных шин и аккумуляторной батареи (АКБ) собственными силами, так как установленные ранее запасные части пришли в негодность и отработали ресурс.

Информации о цене пришедших в негодность шин и АКБ не имеется. Автомобиль используется для собственных нужд организации как служебный.

Возникли вопросы:

1) вправе ли организация нести расходы по замене автомобильных шин и АКБ?

2) как в бухгалтерском и налоговом учете отражается их замена?

Нина Георгиевна, бухгалтер»

Организация по договору может нести расходы на приобретение и установку запчастей

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Ссудополучатель обязан:

– поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта;

– нести все расходы по ее содержанию, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (п. 1 ст. 643, ст. 649 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Таким образом, организация вправе нести расходы на приобретение и установку шин и АКБ в полном объеме, если:

– автомобиль использует организация-ссудополучатель;

– условиями договора не предусмотрено, что расходы на содержание и ремонт автомобиля несет ссудодатель.

Учет АКБ

Приказом Минтранса Республики Беларусь от 21.03.2011 № 149-Ц «Об утверждении технических кодексов установившейся практики» утверждены и вступили в силу с 1 июня 2011 г. технические кодексы установившейся практики:

– ТКП 298-2011 (02190) «Стартерные аккумуляторные батареи. Нормы и правила обслуживания»;

– ТКП 299-2011 (02190) «Автомобильные шины. Нормы и правила обслуживания» (далее – ТКП 298 и ТКП 299).

Ответственность за соблюдение правил эксплуатации, ухода за АКБ и за учетом их работы возложена на должностное лицо организации согласно приказу руководителя (подп. 11.4 п. 11 ТКП 298).

Справочно: на каждую АКБ, устанавливаемую на автомобиль, заводят карточку учета ее работы согласно приложению С к ТКП 298. Перед установкой АКБ присваивается номер, соответствующий гаражному номеру автомобиля. При установке АКБ на автомобиль в карточку записываются следующие сведения:

– наименование организации;

– тип АКБ и ее гаражный номер;

– изготовитель и дата изготовления АКБ;

– дата установки АКБ на автомобиль;

– марка автомобиля, гаражный номер и государственный номер;

– показания спидометра или пробег автомобиля.

Карточка учета работы АКБ хранится у работника, ответственного за учет работы АКБ, и служит документом при определении наработки АКБ, ее годности, предъявления рекламации, списания и т.д. Наработку в карточку учета заносят из путевых листов по мере необходимости (части четвертая – шестая подп. 11.4 п. 11 ТКП 298).

АКБ, отработавшие гарантийный срок, установленный производителем, списывают:

– с учетом их фактического состояния, если они по техническому состоянию не пригодны для дальнейшей эксплуатации;

– по решению комиссии, назначаемой приказом по организации (подп. 11.5 п. 11, часть вторая подп. 11.6 п. 11 ТКП 298).

Справочно: карточка учета, составленная согласно приложению С к ТКП 298, является актом списания АКБ. Председателем комиссии назначается руководитель или главный инженер организации.

Таким образом, организация при приобретении АКБ для полученного в безвозмездное пользование автомобиля должна вести карточку учета работы АКБ.

Учет автомобильных шин

На каждую шину, установленную на автомобиль при его комплектации или во время эксплуатации, заводят карточку учета ее работы по форме, приведенной в приложении Л к ТКП 299 (подп. 9.1 п. 9 ТКП 299). В процессе эксплуатации |*| допускается вести карточки учета в электронном виде. Владелец транспортного средства назначает ответственного за учет работы шин и комиссию по их учету и списанию.

* Информация об эксплуатации автомобильных шин 

В нашем случае организация-ссудополучатель является владельцем автомобиля на период срока действия договора безвозмездного пользования, поскольку в этот период к ней переходит право владения и пользования автомобилем.

Важно! Без ведения карточки учета и применения эксплуатационных норм пробега допускается эксплуатация шин, установленных на автомобилях, на которых владельцы транспортных средств перевозят грузы и пассажиров для собственных нужд.

Справочно: автомобильная перевозка для собственных нужд – автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица и выполняется для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях. Важное условие при этом – транспортными средствами должны управлять работники юридического лица (aбз. 3 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).

Поскольку полученный в безвозмездное пользование автомобиль используется для собственных нужд организации (т.е. не в целях перевозки грузов и пассажиров), карточку учета работы автомобильной шины можно не вести.

Бухгалтерский учет шин и АКБ

Приобретенные шины и АКБ отражают на субсчете 10-5 «Запасные части» в качестве запасных частей, используемых при проведении ремонта для замены изношенных частей и шин транспортных средств в запасе и обороте (п. 16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).

Вашей организации целесообразно составить акт произвольной формы и отразить в нем, что собственными силами ссудополучателя проведена замена и установка автомобильных шин и АКБ.

Справочно: первичный учетный документ должен содержать следующие сведения:

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

В нем могут содержаться иные сведения, не являющиеся обязательными (п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

В бухгалтерском учете следует отразить:

Д-т 10-5 – К-т 60

– приобретены автомобильные шины и АКБ;

Д-т 18 – К-т 60

– предъявлен поставщиком НДС;

Д-т 60 – К-т 51

– отражена оплата поставщику за приобретенные запасные части;

Д-т 68 – К-т 18

– принят к вычету НДС на основании ЭСЧФ (п. 1 ст. 106-1, подп. 2.1 п. 2 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Д-т 26 – К-т 10-5

– отражены в составе затрат расходы на замену и установку новых автомобильных шин и АКБ.

Налогообложение расходов

Поскольку автомобиль используется в производственной деятельности организации, затраты на его ремонт и содержание учитывают при налогообложении прибыли (пп. 1, 2 ст. 130 НК).

Организация, имеющая в налоговом периоде задолженность, указанную в подп. 1-1.6 п. 1-1 ст. 131-1 НК, перед учредителем, являющимся физическим лицом – налоговым резидентом Республики Беларусь, владеющим на последнее число соответствующего налогового периода прямо и (или) косвенно более чем 20 % акций (паев, долей в уставном фонде) этой организации, учитывает затраты перед учредителем, в размере, не превышающем предельных величин, установленных ст. 131-1 НК (п. 1-3 ст. 131-1 НК).

Поскольку в подп. 1-1.6 п. 1-1 ст. 131-1 НК не указаны расходы на содержание автомобиля, полученного от учредителя в безвозмездное пользование, их в полном объеме учитывают при налогообложении прибыли при условии надлежаще оформленных документов.

При определении налоговой базы подоходного налога |*| учитывают все доходы плательщика, полученные в т.ч. в натуральной форме. К ним относятся выполненные в интересах плательщика работы (оказанные услуги) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 156, подп. 2.2 п. 2 ст. 157 НК).

* Информация о доходах в натуральной форме и подоходном налоге 

Поскольку согласно ст. 649 ГК организация-ссудополучатель несет расходы на обслуживание и ремонт автомобиля, переданного ей в безвозмездное пользование, затраты организации на приобретение шин и АКБ не являются для физического лица – ссудодателя доходом, подлежащим налогообложению.

Так как установленные шины и АКБ не улучшают находящийся в пользовании организации автомобиль, данные расходы организации-ссудополучателя не признают для собственника автомобиля объектом обложения подоходным налогом и после его возвращения (подп. 1.4 п. 1 ст. 154 НК).

Надеюсь, вы получили ответы на все Ваши вопросы.

Искренне Ваша, Ольга Павловна