Служебная командировка начинается с издания приказа (распоряжения) нанимателя.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс до отъезда в командировку (не позднее чем за день до отъезда) (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК); п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35); п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
Иногда на практике работник уезжает в командировку, не получив аванса. Такие обстоятельства влияют на порядок бухгалтерских расчетов и учетных записей в случае временной нетрудоспособности командированного работника.
Временная нетрудоспособность наступила у работника до отъезда в командировку
Случается, что болезнь работника не позволяет ему выехать в командировку в указанный в приказе срок. Командировку надо либо отменить, либо перенести на другое время.
Рассмотрим действия нанимателя в таких случаях (см. схемы 1 и 2).
Схема 1. Временная нетрудоспособность наступила до отъезда в командировку. Аванс не выдан
Схема 2. Временная нетрудоспособность наступила до отъезда в командировку. Аванс выдан
Пример 1. Отмена служебной командировки по причине болезни
Работник организации согласно приказу нанимателя направлен в командировку в г. Брест на 5 дней с 6 по 10 августа 2018 г. Ему выдан аванс на командировочные расходы в сумме 250 руб. Предварительно 3 августа работник приобрел билеты на проезд в железнодорожном транспорте (туда и обратно). Стоимость билетов – 50 руб. Однако 6 августа работник не уехал в командировку в связи с болезнью, что подтверждается листком нетрудоспособности. Командировка отменена.
При отмене командировки до отъезда работника к месту командировки работнику следует возвратить полученный аванс или его часть за вычетом понесенных расходов.
Важно! Передача другим лицам наличных денежных средств, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107).
С учетом того что законодательством сроки возврата аванса при отмене командировки не установлены, организация определяет их самостоятельно (например, в положении о командировках, приказе). Сроки возврата могут быть следующие:
– не позднее 3 дней от даты отмены командировки (не считая дня отмены);
– в день выхода работника на работу после болезни и др.
В приказе об отмене командировки следует указать сроки возврата полученного аванса на командировочные расходы.
Несмотря на то что болезнь работника является не зависящей от него уважительной причиной, из-за которой служебная командировка может быть отменена, следует потребовать от работника приложить к авансовому отчету разрешение руководителя (служебную записку с резолюцией) на возмещение полной стоимости возвращенных билетов.
Важно! В случае отмены служебной командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
После утверждения авансового отчета в бухгалтерском учете отражаются следующие операции:
Д-т 71 – К-т 50 – 250 руб.
– на сумму выданного аванса на командировочные расходы;
Д-т 10 – К-т 71 – 50 руб.
– на стоимость возвращенных командированным работником билетов;
Д-т 50 – К-т 71 – 200 руб.
– возврат в кассу неиспользованной суммы аванса;
Д-т 60 – К-т 10 – 50 руб.
– билеты возвращены в кассу БЖД;
Д-т 50, 51 – К-т 60 – 40 руб.
– на возвращенную стоимость билетов ( условно);
Д-т 26 (субсчет «Затраты, учитываемые при налогообложении») – К-т 60 – 10 руб.
– на часть стоимости сданных билетов, не возмещаемую БЖД.
Работник заболел во время командировки в Беларуси
Временная нетрудоспособность командированного сотрудника может наступить во время командировки. Утрата работником трудоспособности в период командировки, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть подтверждены документально (часть вторая п. 5 Инструкции № 35).
Нетрудоспособность работника, командированного в пределах Республики Беларусь, должна быть удостоверена листком нетрудоспособности установленного образца (часть вторая п. 5 Инструкции № 35).
Пример 2. Продление командировки на время болезни работника
Согласно приказу руководителя организации работник командирован в г. Минск на 4 дня (с 13 по 16 августа 2018 г.). Из кассы организации ему выдан аванс в сумме 260 руб.
15 августа 2018 г. работник получил травму, что повлекло невозможность выполнения служебного задания в указанные сроки. Временная нетрудоспособность (15 и 16 августа) подтверждена листком нетрудоспособности. Срок командировки продлен. По возвращении из командировки работник отчитался об израсходованных суммах.
Наниматель должен выполнить следующие действия:
1. Продлить срок служебной командировки (на дни временной нетрудоспособности командированного работника) распорядительным документом (приказом, распоряжением). В нем указываются причина продления служебной командировки и срок ее продления, например с 17 по 20 августа 2018 г. Необходимо отразить вопросы компенсации дополнительных затрат, связанных с продлением служебной командировки. Ознакомить работника с приказом о продлении командировки под роспись можно по возвращении из служебной командировки.
2. Учесть командировочные расходы с учетом дней временной нетрудоспособности.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях следует:
– возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении);
– выплатить суточные в течение всего времени, пока он не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (часть первая п. 5 Инструкции № 35) |*|.
* Информация о расходах на проживание в командировке без представления подтверждающих документов
Важно! Период временной нетрудоспособности командированного работника не включается в срок командировки для выполнения служебного задания.
3. Соблюсти соответствующие требования по оформлению табеля учета рабочего времени. Обозначение времени пребывания в командировке производится буквой «К», болезни – «Б», выходного дня – «В». С учетом времени болезни работника в табеле будут иметь место следующие обозначения:
13 и 14 августа – «К»;
15 и 16 августа – «Б»;
17 августа – «К»;
18 и 19 августа – «В»;
20 августа – «К».
4. По возвращении из командировки произвести окончательный расчет с работником.
В соответствии с утвержденным авансовым отчетом приведем расходы командированного работника:
– суточные – 56,00 руб. (8 суток × 7,00 руб.);
– расходы по проживанию в гостинице (условно) – 180,00 руб.;
– расходы по проезду (условно) – 37,00 руб.
Всего на сумму 273,00 руб.
Сумма выданного аванса на командировочные расходы составила 260,00 руб. Значит, работнику следует возместить 13,00 руб. (273,00 – 260,00).
Продление срока командировки может быть вызвано не только временной нетрудоспособностью. Если для выполнения служебного задания понадобилось больше времени, чем изначально планировалось, командировку надо продлить.
Важно! Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК).
Если срок служебной командировки с учетом продления (в т.ч. и по причине временной нетрудоспособности) превысит 30 календарных дней, нанимателю необходимо предварительно получить согласие работника. Лучше всего это сделать письменно (например, телеграммой).
Пример 3. Работник заболел во время командировки и вернулся к месту работы (жительства)
Согласно приказу нанимателя работник направлен в командировку в г. Гродно с 20 по 23 августа 2018 г. Установленное работнику задание по командировке выполнено частично, так как 22 августа работник заболел и вернулся к месту постоянной работы (жительства). Болезнь подтверждается листком нетрудоспособности.
В соответствии с нормами Инструкции № 35 работнику возмещаются:
– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы;
– расходы по найму жилого помещения (с учетом фактического срока проживания);
– суточные в размере 21,00 руб. (7,00 руб. × 3 суток).
Следует учесть, что приказ о командировании должен быть скорректирован с учетом даты вынужденного окончания командировки. Дата прибытия работника к месту постоянной работы (жительства), указанная в проездном документе, должна совпадать с датой оформления листка нетрудоспособности. Несовпадение указанных дат работник объясняет в письменном виде. Например, если работник вернулся к месту постоянной работы (жительства) вечером 22 августа 2018 г., то листок нетрудоспособности должен быть оформлен не позднее 23 августа 2018 г.
Работник заболел во время командировки за границей
В случае заболевания работника в командировке за границей его нетрудоспособность должна быть документально подтверждена соответствующим медицинским учреждением страны командирования (часть вторая п. 31 Инструкции № 115). По возвращении из командировки работник должен обратиться в белорусскую организацию здравоохранения и представить документы, подтверждающие нетрудоспособность за границей. При этом документы медицинского учреждения другого государства должны быть легализованы в установленном порядке с нотариально заверенным переводом на русский (белорусский) язык (подп. 8.4.15.1, 8.4.15.2 п. 8 Инструкции о порядке проведения экспертизы временной нетрудоспособности, утвержденной постановлением Минздрава Республики Беларусь от 24.12.2014 № 104; далее – Инструкция № 104). Легализация документов подразумевает подтверждение подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.
Пример 4. Назначение пособия по временной нетрудоспособности за время болезни в командировке за границей
По приказу нанимателя работник находился в зарубежной командировке с 1 по 22 августа 2018 г. По месту командировки ему выдана справка о том, что он проходил лечение в связи с общим заболеванием с 16 по 22 августа 2018 г.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки |*|.
* Информация о расчете суточных при командировании водителей-международников
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки должны быть подтверждены документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства (п. 31 Инструкции № 115).
Однако для назначения пособия по временной нетрудоспособности в данном случае необходимо представить по месту работы листок нетрудоспособности, выданный организацией здравоохранения Республики Беларусь. Следует учитывать, что пособия по временной нетрудоспособности назначаются на основании листка нетрудоспособности, выданного и оформленного в порядке, установленном законодательством (п. 3 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569).
По вопросу о выдаче листка нетрудоспособности установленной в Республике Беларусь формы работнику следует обратиться в организацию здравоохранения по месту жительства в Республике Беларусь. При обращении пациента в организацию здравоохранения по месту жительства в случае возникновения у него заболевания (травмы) в период временного пребывания за пределами Республики Беларусь экспертизу временной нетрудоспособности проводит врачебно-консультационная комиссия организации.
Экспертиза временной нетрудоспособности проводится на основании медицинских и иных документов (выписок из них), выданных в иностранном государстве, если диагноз, указанный в медицинских документах, является достоверным и сроки временной нетрудоспособности адекватны диагнозу. Медицинские документы организации здравоохранения и иные документы другого государства должны быть легализованы в установленном порядке с нотариально заверенным переводом на русский (белорусский) язык.
Экспертиза временной нетрудоспособности при выдаче, продлении, закрытии листка нетрудоспособности проводится при наличии паспорта или иного документа, удостоверяющего личность пациента (п. 6 Инструкции № 104).
Также отметим, что срок зарубежной командировки |*| может быть продлен на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей (п. 31 Инструкции № 115).
