Работник организации направлялся в командировку в Литву с 7 по 11 мая 2018 г. По возвращении из командировки он в качестве подтверждающих документов представил счета на проживание в нескольких гостиницах:
– в г. Вильнюсе с 14:00 8 мая до 12:00 9 мая 2018 г. на сумму 105 евро;
– в г. Паневежисе с 22:00 9 мая до 15:00 10 мая 2018 г. на сумму 68 евро.
Как определить сумму расходов по найму жилья?
Сумма расходов составит 173 евро.
Если работник проживал в нескольких гостиницах, расходы по найму жилого помещения по командировке в целом суммируются и затем сравниваются с суммой расходов по норме (п. 17 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115) |*|.
* Информация, разъясняющая порядок возмещения расходов по проживанию в загранкомандировке
Для целей применения норм Инструкции № 115 не имеет значения время заселения работника в гостиницу. Расчет предельной суммы возмещения расходов по найму жилья производится исходя из количества суток (с 00:00 до 24:00), которые работник находился в месте командирования, по датам в счете (независимо от количества ночей).
Справочно: предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в Литве составляет до 70 евро, в г. Вильнюсе – до 140 евро за сутки (постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»).
Сравним фактические расходы по найму с суммой расходов по норме при проживании в нескольких гостиницах:
– предельная норма расходов по найму жилья определяется с учетом 3 суток и составляет 280 евро (140 евро + (70 евро × 2 суток));
– фактическая сумма расходов за 3 суток составляет 173 евро (105 евро + 68 евро).
Поскольку фактически понесенные расходы (173 евро) меньше предельной нормы (280 евро), работнику следует возместить расходы по найму жилого помещения в суммах, указанных в счетах гостиниц на проживание, т.е. 173 евро.
Важно! Сумма расходов по найму жилья не сравнивается с предельными нормами в случае участия работника в международных мероприятиях с предоставлением гостиницы организаторами. К отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов (п. 19 Инструкции № 115).
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в зарубежную командировку с понедельника 18 июня по пятницу 22 июня 2018 г. По окончании командировки работник решил использовать свои выходные дни (субботу и воскресенье) в месте командирования. Обратный билет из места командирования датирован воскресеньем.
Наниматель согласен возместить работнику расходы по проезду в воскресенье, несмотря на то что по приказу срок окончания командировки – пятница.
Допускается ли такое возмещение?
Решение данного вопроса относится к компетенции нанимателя.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, по проживанию вне места жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). Основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направляемым в командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя (п. 2 Инструкции № 115).
Командировочные расходы (за проезд и проживание) возмещаются работнику на основании подтверждающих документов в оригинале за все дни пребывания в командировке, указанные в приказе (распоряжении) нанимателя. При этом даты выбытия в командировку и прибытия из командировки согласно приложенным проездным документам должны совпадать с датами, оговоренными в приказе (распоряжении) нанимателя.
Инструкцией № 115 не предусмотрено возмещение расходов по проезду к месту командировки и обратно до начала и (либо) после окончания командировки.
Поэтому если работник находился в командировке за границей и после ее окончания провел свои выходные дни в месте командирования, то решение вопроса о возмещении ему расходов по проезду из места командирования к месту постоянной работы находится в компетенции нанимателя в соответствии с нормами Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК).
Справочно: в затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли, включаются расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп. 1.6 п. 1 ст. 131 НК).
Организация при направлении работника в командировку за границу в составе прочих расходов несет расходы, связанные с получением работником визы для выезда за пределы Республики Беларусь. Они включают в себя оплату услуг банка при оплате консульского сбора и оплату услуг визового центра (сервисный сбор). Расходы осуществляются организацией посредством возмещения работнику понесенных им затрат на оплату услуг банка и визового центра при представлении соответствующих подтверждающих документов.
Вправе ли организация возмещать такие расходы работнику?
Не вправе.
Порядок возмещения командированному работнику иных расходов предусмотрен гл. 6 Инструкции № 115: работнику, направленному в командировку за границу, возмещаются расходы по получению виз без наличия подтверждающих документов.
Расходы, которые работник производит при обращении за визой в консульство (посольство) иностранного государства, – это расходы на уплату консульских (визовых) сборов в размерах, установленных иностранными посольствами (консульствами). Такие расходы организация не вправе возмещать работнику |*|.
* Информация о вынужденной задержке в пути в зарубежной командировке
Расходы по получению многократной визы возмещаются при первом ее использовании.
Работник направляется в загранкомандировку на служебном легковом автомобиле. На данный автомобиль он оформляет «зеленую карту».
Вправе ли организация возместить стоимость «зеленой карты» вместе с другими расходами по командировке?
Вправе на основании подтверждающих документов в оригинале.
Наниматель обязан возмещать командировочные расходы работнику, в т.ч. иные расходы, произведенные с разрешения или ведома нанимателя (ст. 95 ТК). Аналогичная норма предусмотрена п. 8 Инструкции № 115.
При направлении работника в командировку на автотранспорте нанимателя ему кроме суточных и расходов по найму жилого помещения возмещаются и иные расходы. К их числу относятся расходы по страхованию автотранспорта, т.е. стоимость «зеленой карты» (п. 32 Инструкции № 115).
Указанные расходы возмещаются в фактическом размере на основании подтверждающих документов в оригинале.
Относятся ли к командировочным расходам расходы по заправке автомобилей топливом за границей, произведенные водителями во время загранкомандировок?
Относятся.
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению ГСМ, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (часть третья п. 32 Инструкции № 115).
Указанные расходы и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок (как иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя), возмещаются в фактическом размере на основании подтверждающих документов в оригинале (часть четвертая п. 32 Инструкции № 115) |**|.
** Информация, разъясняющая, что расходы на ТМЦ во время командировки – это не командировочные расходы
Таким образом, расходы по заправке автомобилей бензином, дизельным топливом за границей относятся к командировочным расходам (в составе иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя) и должны возмещаться работникам на основании подтверждающих документов в оригинале (например, чеки о приобретении ГСМ).
Д-т 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», – К-т 71
– отражена стоимость приобретенного топлива;
Д-т 20, 26, 44 и др. – К-т 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств»
– списаны израсходованные ГСМ;
Д-т 71 – К-т 50, 51
– отражено возмещение командированному работнику стоимости ГСМ в составе командировочных расходов*.
________________
* Корреспонденция счетов составлена редакцией.
