Количество суток, в течение которых работник находился в пути, надо определять в зависимости от даты отправления (прибытия) транспортного средства из места (к месту) постоянной работы

Людмила Кондратюк, экономист

В практике деятельности организаций возникают ситуации, когда необходимо возмещать расходы по найму жилья командированным работникам без подтверждающих документов. Нормативно это допустимо как при командировке на территории Республики Беларусь, так и при зарубежных командировках. Однако у бухгалтеров возникают вопросы по исчислению количества суток, за которые следует возмещать расходы по найму жилья без подтверждающих документов, так как порядок их исчисления не конкретизирован в действующем нормативном документе (Инструкция № 115*). Ответы на эти и другие вопросы, связанные с возмещением расходов по найму жилья, читайте в данной статье.
__________________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).

 

При командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).


Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов можно осуществлять в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.

При этом в приложении 1 к постановлению Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу" (далее – постановление № 7) установлена предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

Рассмотрим на практических ситуациях порядок применения указанной нормы Инструкции № 115.
 
Ситуация 1

Работник железнодорожным транспортом командирован из г. Минска в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 16 по 19 июля 2012 г. Заданием на командировку предусмотрено выполнение служебного задания 17 и 18 июля.

1.1. Согласно документам работник прибыл в г. Москву 17 июля в 09:00, выбыл в г. Минск 18 июля в 19:00.

1.2. Те же условия. Работник прибыл в г. Москву 17 июля в 9:00, выбыл обратно в г. Минск 18 июля в 22:30.

1.3. Те же условия. Работник прибыл в г. Москву 16 июля в 22:00, выбыл обратно в г. Минск 18 июля в 20:00.

Каким образом следует возмещать расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в указанных случаях?
 
Во всех случаях в размере 5 % за 17 и 18 июля.

Справочно: предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в г. Москве составляетне более 140 долл. США. При отсутствии подтверждающих документов в оригинале это составляет 7 долл. США.
 
С учетом нормы п. 16 Инструкции № 115 за те сутки, в течение которых работник находился в пути, оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов не производят. В данном случае не имеет значения время прибытия в пункт командирования и время выбытия из пункта командирования.

Важно! Количество суток, в течение которых работник находился в пути, определяют в зависимости от даты отправления поезда из места постоянной работы и даты прибытия поезда к месту постоянной работы.
 
Если работник направлен в командировку на 4 суток, из них 2 суток он находится в пути и 2 суток в месте командирования, то при отсутствии подтверждающих документов по найму жилого помещения ему надо возмещать расходы в размере 5 % от нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за 2 суток, которые он находился в месте командирования.

Таким образом, во всех перечисленных в вопросе случаях расходы по найму жилого помещения в размере 5 % от утвержденных норм надо возмещать работнику за время нахождения в г. Москве, т.е. за 17 и 18 июля (14 долл. США). За 2 суток, которые он находился в пути (16 и 19 июля), данные расходы не возмещают, так как 16 июля – это дата отправления поезда из места постоянной работы, а 19 июля – дата прибытия поезда к месту постоянной работы.
 
Ситуация 2

Работник направлен в командировку за границу на 5 дней с 6 по 10 августа 2012 г. Он выезжает 6 августа и прибывает в пункт командирования 7 августа в 07:00; заселяется в гостиницу 7 августа в 09:00, выселяется 9 августа в 12:00 и вечером того же дня уезжает домой. Согласно представленному счету гостиницы оплачены 2,5 суток, где оплата за время с 09:00 до 12:00 7 августа считается ранним заселением.

Каким образом сравнивать оплату найма жилого помещения с установленными нормами законодательства?

Возмещение работнику произведенных расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Постановлением № 7 для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

Таким образом, для сравнения с представленным счетом из гостиницы принимается сумма, рассчитанная исходя из предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином, за то количество суток, которое работник находился в месте командирования (с 7 по 9 августа 2012 г., т.е. за трое суток).
 
Ситуация 3

Работник направлен в однодневную командировку в Латвию.

Подлежат ли возмещению ему расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов?
 
Не подлежат.

При командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляют в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Причем для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

Работник направлен в однодневную командировку, время отъезда и возвращения обратно происходит в течение одного дня, т.е. в течение этих суток он находится в пути. Значит, возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения ему производить не следует.
 
Ситуация 4

Работники организации направляются в командировку за границу. По прибытии из командировки были представлены акты об их проживании в гостинице, которая принадлежит индивидуальному предпринимателю.

Являются ли эти акты о проживании в гостинице без фискальных чеков, отрывных талонов документами в оригинале, подтверждающими наем жилого помещения?
 
Являются.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляют в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных белорусским законодательством, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115). Вместе с тем Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. обязательность наличия кассового чека.

Законом РБ "О бухгалтерском учете и отчетности" предусмотрено, что при отсутствии утвержденных типовых форм организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, в которых должны быть отражены наименование, номер документа, дата и место его составления, содержание операции, ее денежная оценка, должность ответственного лица, его фамилия и личная подпись.

Таким образом, если представленные работниками для оплаты акты о проживании в гостинице содержат все вышеперечисленные сведения, то им должны быть возмещены произведенные расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином, согласно представленным актам (счетам из гостиницы) без наличия кассового чека*.
__________________________
* Для определения документов, подтверждающих расходы по найму жилья у индивидуального предпринимателя – плательщика подоходного налога, см. рубрику "Вопрос – ответ" в журнале "ГБ", 2012, № 32, с. 87.
 
Ситуация 5

Работники организации направляются за границу для участия в конференциях, семинарах, тренингах на основании электронного письма компании-организатора. При этом приглашение предусматривает поселение их в гостиницах, которые бронирует компания-организатор. Стоимость проживания в этих гостиницах превышает нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленные Минфином.

Возмещаются ли расходы по найму жилого помещения в полном размере?

Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной - организатором гостиницы, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, то к отчету следует принимать фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов (п. 19 Инструкции № 155).

Какие подтверждающие документы необходимо представить в данном случае?

Расходы по найму жилого помещения работнику в соответствии с условиями, изложенными в приглашении компании-организатора, возмещаются по представленному счету из гостиницы.

Может ли приглашение от компании-организатора быть в электронном виде?

Инструкцией № 115 не определены форма и вид приглашения компании-организатора. Это может быть официальное письмо на бланке, официальное приглашение в электронном виде, договор между 2 организациями и т.д.
 

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Назад
Содержание: № 34 сентябрь 2012
Содержание

колонка главного редактора

3

НОВОСТИ

6

ДЕЖУРНАЯ ЧАСТЬ    

8

ВОПРОС НЕДЕЛИ

9

Как правильно исполнить то, что нигде не прописано или четко не определено?

9

ГЛАВНОЕ НА БУХГАЛТЕРСКОМ ПОРТАЛЕ GB.BY

10

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

12

Бухгалтерский учет

12

О внесении изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7

12

Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств и признании утратившими силу некоторых постановлений и отдельных структурных элементов постановлений Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам бухгалтерского учета

13

Об установлении форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утверждении Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров и признании утратившими силу постановлений Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 6 октября 2003 г. № 44 и от 28 марта 2008 г. № 38

23

Комментарий (форма путевого листа легковых автомобилей и автобусов вновь разработана и утверждена)

33

Государственное регулирование

35

Об отдельных вопросах налогообложения резидентов Парка высоких технологий

35

О внесении изменений и дополнения в постановление Министерства торговли Республики Беларусь и Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 24 ноября 2010 г. № 37/85

39

Комментарии

42

С 1 сентября 2012 года действуют изменения в Перечне выплат, на которые не начисляются взносы в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты

42

Предстоящие изменения в сфере кредитных правоотношений

44

СПЕЦИАЛЬНАЯ РУБРИКА ЖУРНАЛА "ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР"

50

Налоговый кодекс: считаем налоги правильно

50

Подоходный налог: налоговая практика 2012 года

50

Заполняем налоговую декларацию (расчет) по налогу при упрощенной системе налогообложения

53

Исчисление и вычет НДС при оказании социальной поддержки работникам

60

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

65

Комментарии

65

Переносы рабочих дней и пособие по временной нетрудоспособности: проверьте себя

65

Уплата и вычет НДС при приобретении товаров для белорусского комитента у резидентов Российской Федерации или Казахстана

69

Производство стекла: изменения расчета отчислений в инновационный фонд Минстройархитектуры

72

ОБЗОР ТЕКУЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА    

73

ВОПРОС – ОТВЕТ

75

ПРАКТИКУМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

84

Оформление листков нетрудоспособности: практические ситуации

84

Количество суток, в течение которых работник находился в пути, надо определять в зависимости от даты отправления (прибытия) транспортного средства из места (к месту) постоянной работы

86

СПРАВОЧНИК БУХГАЛТЕРА

89

Разбираем практическую ситуацию

89

Продажа иностранной организацией физическому лицу доли в уставном фонде белорусской организации

89

Сбор, обезвреживание и (или) использование отходов товаров и тары: применение Указа № 313 и постановления № 708 на практике

91

СОВЕТЫ ОПЫТНОГО БУХГАЛТЕРА

96

Присоединенная стоимость по договорам аренды (лизинга): как начислить по ней амортизацию и определить срок ее полезного использования

96

статистическая информация

100

Коэффициенты изменения стоимости видов (групп) основных средств по состоянию на 1 сентября 2012 года*

100

Об индексе потребительских цен за август 2012 года

101

Об индексе цен производителей промышленной продукции производственно-технического назначения за август 2012 года

101

О порядке индексации доходов населения за август 2012 года

102

О размере минимальной заработной платы за август 2012 года

102

О размере удержания с нанимателей средств для обеспечения своевременной выплаты заработной платы

103

Конкурс на звание "Лучший главный бухгалтер года"

104

РЕКЛАМА

109

приглашаем на работу

111

БУХГАЛТЕРУ НА ЗАМЕТКУ

111

БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

112

Курсы валют за период с 8 по 14 сентября 2012 го­да

112