Учет командировочных расходов с подотчетными лицами

Несмотря на то что новый порядок ведения кассовых операций действует уже более 5 месяцев, вопросы от читателей поступают с завидным постоянством.

Поэтому редакция журнала «Главный Бухгалтер» провела круглый стол по теме «Изменения в правилах ведения кассовых операций в 2019 году». В нем приняла участие Старовойтова Галина Викторовна, которая имеет продолжительный опыт работы в Министерстве финансов Республики Беларусь и является экспертом по методологии бухгалтерского учета и налогообложения.

В предлагаемом материале – ответы нашей гостьи на вопросы участников данного мероприятия.

Находясь в заграничной командировке |*|, работник, как правило, проживает в гостинице определенное время. При этом счет за гостиницу выписывают на одну дату, а списание средств за проживание происходит на другую дату. Как не запутаться в этих датах и когда отразить в бухучете оплату счета за гостиницу, разъясняет автор статьи.

Направление работника в командировку начинается с подписания приказа, который визирует руководитель и человек, отправляющийся в поездку. Если расходы по командировке берет на себя принимающая сторона, то это освобождает направляющую организацию от оплаты ряда расходов по командировке. О каких расходах идет речь, рассмотрим ниже.

Командированный работник может заболеть как во время командировки, так и до ее начала. При этом он может находиться в командировке на территории Беларуси или за границей. Наниматель вправе прекратить, т.е. отменить, командировку или ее продлить. Все приведенные ситуации коснутся бухгалтерских расчетов. Рассмотрим действия бухгалтера в подобных ситуациях.

Иногда командированный за рубеж работник оплачивает некоторые расходы, не оговоренные ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции № 115^*. Это может быть оплата услуг переводчика, почтовых услуг, мелких товаров (например, запчастей).
__________________________
^* Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).

В таких случаях у бухгалтеров возникают вопросы: можно ли возместить работнику понесенные расходы? возмещаются они в валюте или только в белорусских рублях? командировочные ли это расходы?

Для ответа на данные вопросы следует досконально изучить целый ряд нормативных документов, увязывая их нормы. Поэтому многие бухгалтеры, экономя время и учитывая «копеечность» расходов, заведомо идут на нарушения.

Хотя валютное законодательство упрощается, послабления не коснулись зарубежных командировок, которые по-прежнему жестко регламентированы. И вообще: