Командировка директора: кто подписывает приказ и как его зарегистрировать

Директор частной организации планирует командировку.

1. Может ли он сам подписать приказ о своем командировании или это должно сделать другое лицо?

2. Как правильно зарегистрировать такой приказ?

1. Особенностей направления в служебную командировку руководителя организации ни в ТК*, ни в целом в белорусском законодательстве нет, поэтому руководитель направляется в командировку в том же порядке, что и другие сотрудники.

Право издания распорядительных документов закрепляется в уставе организации. Таким правом изначально обладает ее руководитель (директор). Соответственно приказы о командировании директора он сам и вправе подписывать.

Справочно: участники (учредитель) организации вправе устанавливать требования к командированию ее директора, что должно быть отражено или в уставе компании, или в решении (протоколе) общего собрания участников. Например, это могут быть требования к процедуре согласовании целей командировки или отчету по командировке. Если такие требования не установлены, то командировка оформляется в установленном ТК порядке.

В то же время локальными документами организации может быть предусмотрено, что документы по командированию подписывает не директор, а его заместитель (например, директор по работе с персоналом).

Таким образом, приказ о командировании директора может подписать он сам либо другое уполномоченное лицо.

2. Приказы о командировании относятся к категории документов по личному составу.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 125.3 п. 125 Инструкции № 4**).

В свою очередь, срок хранения приказов (распоряжений) руководителей организаций:

– о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Беларуси и за границу – 55 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140***);

– об иных служебных командировках в пределах Беларуси и за границу – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если такая проверка не проводилась – 10 лет (подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140).

Следовательно, в приказах о длительных (более месяца) служебных командировках регистрационный индекс дополняйте литерой «к», а во всех остальных приказах о командировании – литерой «л».

* Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

** Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. 

*** Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).

Редакция рекомендует:

• По следам онлайн-брифинга «Командировка-2025»: отвечаем на вопросы слушателей
• Можно ли возместить расходы на проезд в командировку, когда билет утерян?
• Можно ли включить в затраты при налогообложении расходы на проживание в гостинице и завтрак, если эти расходы были оплачены по безналу?
• Расчеты с использованием корпоративной банковской карточки: когда они допускаются и как возмещаются расходы?

Надежда Дач, эксперт журнала «Главный Бухгалтер», практикующий главный бухгалтер