Перечисленные в п. 11 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), расходы по проезду к месту командировки и обратно к постоянному месту работы возмещают при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п. 13 Инструкции№ 115).
Инструкцией № 115 не определен исчерпывающий перечень документов, подтверждающих размер понесенных расходов.
В исключительных случаях при отсутствии у работника распечатанного электронного билета и (или) утере посадочного талона ему может быть возмещена стоимость электронного билета по решению нанимателя при наличии официального ответа авиакомпании или ее представительства на территории Республики Беларусь, подтверждающего факт перелета работника за границу, на запрос организации, направившей работника в командировку. Такие разъяснения приводились в комментариях к Инструкции № 115, подготовленных специалистами Минтруда и соцзащиты.
Может ли наниматель на основании официального ответа Белорусской железной дороги возместить командированному работнику расходы по проезду к месту командирования и обратно в случае утери им оригиналов документов на проезд железнодорожным транспортом?
Является ли в соответствии с п. 13 Инструкции № 115 официальный ответ Белорусской железной дороги подтверждающим документом для возмещения расходов по проезду к месту командирования и обратно?
Возмещение командированному работнику расходов по проезду железнодорожным транспортом к месту командировки и обратно следует производить при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты с датами отправления и прибытия, соответствующими приказу нанимателя; счета; квитанциии и др.) в пределах норм, установленных законодательством (гл. 2 Инструкции № 115).
При отсутствии у работника проездных билетов на железнодорожный транспорт в оригинале (в связи с их утерей) информация о приобретении проездных документов (и о том, что данные документы не возвращались) может быть представлена РУП «Главный расчетный информационный центр» Белорусской железной дороги (Центр БЖД) как работнику (по письменному заявлению при предъявлении паспорта), так и организации, направившей работника в служебную командировку (при заключении договора на оказание услуги).
Таким образом, полагаем, что при отсутствии у работника проездных билетов на железнодорожный транспорт в оригинале (в связи с их утерей) в исключительных случаях информационное письмо Центра БЖД может являться документом, подтверждающим в установленном порядке факт приобретения проездных документов, на основании которого по решению нанимателя их стоимость может быть возмещена работнику с включением в затраты, учитываемые при налогообложении. При этом в каждом конкретном случае решение данного вопроса наниматель принимает самостоятельно с учетом норм законодательства.
