В отдельных случаях работники организации приобретают материалы (канцтовары, автомобильное масло, замки и др.) за наличный расчет для нужд организации. Стоимость данных материалов при приобретении не приходуется на счет 10 «Материалы», а сразу списывается на счет 26 «Общехозяйственные затраты» и другие затратные счета. Согласно учетной политике организации материалы оцениваются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) с отражением по счету 10.
Допустим ли такой подход при приобретении и списании материалов?
Обратимся к Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (с изменениями и дополнениями, далее – Инструкция № 133). В ней установлено, что оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31).
Принятие к бухгалтерскому учету фактически поступивших в организацию материалов отражают по дебету счета 10 и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. (п. 16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)).
Стоимость использованных в производстве или на другие цели материалов отражается по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» и др. и кредиту счета 10.
Таким образом, при приобретении работниками организации материалов за наличный расчет для нужд организации в бухгалтерском учете организации следует сделать записи:
Д-т 71 – К-т 50 и др.
– выдан аванс работнику;
Д-т 10 – К-т 71
– оприходованы материалы, приобретенные работником;
Д-т 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» – К-т 71
– на сумму выделенного НДС при приобретении материалов;
Д-т (К-т) 71 – К-т (Д-т) 50 «Касса» и др.
– произведен окончательный расчет с работником;
Д-т 26 и др. – К-т 10
– списаны материалы на основании первичного учетного документа.
Для списания материалов организации необходимо учитывать, что согласно п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее – Указ № 114) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
