Ситуация 1. Двухдневная командировка за границу: неподтвержденные документом расходы по найму жилья за одни сутки
Работник командирован в Москву на 2 дня. До Москвы он добирался поездом, а обратно самолетом. Документы о проживании в гостинице не представил.
Возмещаются ли ему расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов?
Такие расходы возмещаются за одни сутки.
При командировании работников за границу наниматель может оплачивать расходы по найму жилого помещения |*| и при отсутствии подтверждающих документов (п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
* Информация о порядке возмещения расходов по найму жилого помещения при загранкомандировках доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Важно! Время нахождения в пути в таком случае надо исключить, т.е. не оплачивать.
Расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов могут осуществляться в размере:
– 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения;
– не более 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Коммерческая организация может повысить данный размер по решению нанимателя в пределах от 5 до 20 %.
Таким образом, при отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, такие расходы возмещаются работнику за одни сутки в размере 5 % либо в ином размере, установленном в организации от нормы расходов по найму жилого помещения, вне зависимости от времени нахождения работника на территории иностранного государства.
Ситуация 2. Однодневная зарубежная командировка и расходы по найму жилого помещения
Работник направлен в однодневную командировку в Москву.
Необходимо ли ему возмещать расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов?
Такой необходимости нет.
Учитывая, что работник направлен в однодневную командировку, время отъезда и возвращения обратно происходит в течение 1 дня. В течение этих суток он находится в пути, а время отдыха наступает практически уже по возвращении к постоянному месту жительства, т.е. дома. В этом случае возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале ему не производится.
Ситуация 3. Компенсация за командировку в выходные дни возможна
Работник согласно приказу нанимателя направляется в командировку за границу с воскресенья до субботы для участия в переговорах. Переговоры будут проводиться с понедельника по субботу. В организации установлена 5-дневная рабочая неделя.
Как должны быть отражены эти выходные дни в табеле использования рабочего времени (как командировка или выходной)?
Какая компенсация предоставляется работнику за эти дни?
В табеле указываются дни командировки. Выплата компенсации не предусмотрена, но возможна.
Поясним первый вопрос. В табелях использования рабочего времени учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время. В составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (ст. 133 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Это значит, что в табеле время служебных командировок надо учитывать согласно приказу (распоряжению) нанимателя. Обычно ставится буквенное обозначение "К".
Теперь рассмотрим второй вопрос.
Так, за работниками, направленными в командировку, сохраняют:
– место работы (службы) и должность;
– заработную плату в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы (ст. 95 ТК и п. 6 Инструкции № 115).
Кроме того, положения ст. 137 ТК не предусматривают компенсацию работнику за дни выезда в служебную командировку и прибытия из нее, приходящиеся на выходные дни, так как если работник следует к месту командирования либо возвращается к месту постоянной работы в выходные дни, то время проезда – это время, которое он проводит в пути, а не выполняет работу, за которую начисляется заработная плата, как это предусмотрено ст. 57 ТК.
Справочно: ст. 137 ТК определено право на выходные дни. В частности, работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК.
В данном случае, если согласно приказу нанимателя о направлении в служебную командировку работник выезжает к месту командирования либо возвращается к месту постоянной работы в выходные дни, то с учетом норм ст. 95 ТК за эти дни работнику возмещают все произведенные им командировочные расходы, т.е. оплату проезда и суточные.
Важно! Вопросы компенсации работникам за дни выезда в служебную командировку и (или) прибытия из нее в выходные дни, а также привлечение к работе в выходные дни в месте их командирования относятся к компетенции нанимателя.
Такие вопросы наниматель решает на основании приказа (распоряжения) при направлении работников в командировку, согласно которому работник привлекается к работе в выходной день. Следовательно, компенсацию можно выплатить, если будет издан соответствующий приказ (распоряжение) о привлечении работника к работе в выходной день.
Ситуация 4. Командировка в выходной день: учитываем ограничения по работе в такой день
С учетом норм ст. 137 ТК наниматель часто командирует работника для работы в его выходной день с компенсацией по ст. 69 ТК.
В то же время ТК допускает использование для работы не более 12 выходных дней в год.
Включаются ли выходные дни, в которые работник с учетом нормы ст. 137 ТК привлекался к работе с компенсацией по ст. 69 ТК, в предельное количество этих выходных дней?
Включаются.
Каждый работник может использовать для работы не более 12 выходных дней в год (ст. 144 ТК). При этом в предельное количество выходных дней не включают выходные дни, в которые работник привлекался к работе в соответствии со ст. 143 ТК, т.е. исключительные случаи привлечения к работе в выходной день без согласия работника.
Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то компенсация |*| за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК (часть третья ст. 137 ТК).
* Информация о том, как компенсировать работнику законный выходной, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Таким образом, поскольку работник привлекается в месте командирования к работе в выходной день, то этот день включается в предельное количество выходных дней, которое может быть использовано для привлечения работников к работе.
Ситуация 5. Самостоятельно уплаченный работником взнос для участия в международном мероприятии подлежит возмещению
Организация направляет работника в командировку для участия в международном мероприятии. При этом работник самостоятельно уплатил взнос для участия в этом мероприятии.
Обязана ли организация возместить работнику понесенные им расходы?
Обязана.
При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения (п. 26 Инструкции № 115).
Важно! Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115).
В приказе следует указать условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) в том случае, если командирование осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций.
Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления денежных средств или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, то к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов (п. 19 Инструкции № 115). При этом аванс на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, выплачивают исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения таких мероприятий.
Следовательно, при согласии нанимателя направить работника в командировку для участия в международном мероприятии наниматель обязан возместить все расходы, произведенные работником по участию в данном мероприятии, с учетом норм Инструкции № 115, в т.ч. и уплату взносов.
Ситуация 6. Оплата труда за дни командировки не может быть ниже среднего заработка
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы.
Как это осуществляется: путем сравнения начисленной заработной платы и среднего заработка за время командировки либо путем сохранения в любом случае среднего заработка?
Возможно ли в локальном нормативном правовом акте отразить норму о сохранении среднего заработка за дни командировки без сравнения его с начисленной заработной платой? Какой при этом порядок сравнения?
Это право нанимателя.
Гарантии и компенсации работникам, направляемым в служебную командировку, установлены ст. 95 ТК:
– сохраняется место работы (должность);
– сохраняется заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.
Следовательно, оплата труда работника за дни командировки не может быть ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы. Это предоставляет право нанимателю принять на основании локального нормативного правового акта решение о сохранении среднего заработка работникам организации за время служебных командировок.
Порядок сравнения заработной платы, сохраняемой за время служебной командировки, со средним заработком законо-дательством о труде не определен. Организация разрабатывает его самостоятельно.
Ситуация 7. Из одной заграницы в другую, в командировку
Работник организации находился в трудовом отпуске в Италии. В связи с производственной необходимостью его отзывают из отпуска и направляют в служебную командировку в Австрию. Работник прямо из Италии выезжает в Австрию.
Возмещаются ли ему расходы по проезду из Италии в Австрию либо он должен вернуться в Беларусь и выехать в Австрию?
Можно возместить расходы по проезду из Италии в Австрию.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– по проживанию вне места жительства (суточные) (далее – суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (ст. 95 ТК, п. 8 Инструкции № 115).
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115). Следовательно, наниматель должен издать приказ об отзыве работника из трудового отпуска и о направлении его в командировку в Австрию |*|. В приказе можно оговорить, из какого места работник будет выезжать к месту командирования.
* Информация о порядке возмещения расходов по проезду при загранкомандировке доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Значит, все произведенные работником расходы по выполнению служебного задания согласно приказу нанимателя возмещаются с учетом и в пределах норм, предусмотренных законодательством.
Ситуация 8. Особенности в возмещении командировочных расходов
Работники организации, командированные за границу для ведения переговоров с партнерами, приобрели тур за собственные средства, в который входят перелет и проживание.
Надо ли возмещать им произведенные расходы и на основании каких документов?
Расходы, подтвержденные документами в оригинале, можно возместить.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Работники направляются в служебную командировку в соответствии с приказом (распоряжением) нанимателя, который является основанием для расчета и выплаты им денежных средств. При этом нормами Инструкции № 115 не определено, каким образом будет осуществляться выполнение установленного задания, т.е. путем приобретения для работников турпакета или путем самостоятельного приобретения работником проездных документов, найма жилого помещения, питания в командировке.
Однако следует учитывать, что суточные, расходы по проезду к месту командирования и обратно, по найму жилого помещения возмещаются на основании представленных документов в оригинале в пределах норм, утвержденных Минфином. Такое требование закреплено в Инструкции № 115.
Справочно: перечень подтверждающих документов определен п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185.
Таким образом, понесенные работниками расходы на перелет и проживание, подтвержденные документами в оригинале, можно возместить.
