Ситуация 1. Неверный порядок применения курсов валют при исчислении командировочных расходов

Организация направила сотрудника в командировку сроком на 3 дня в Бельгию. Ему был выдан аванс 9 марта 2015 г. в размере 600 евро. Согласно авансовому отчету от 17.03.2015 № 9 и представленным документам сотрудник произвел следующие расходы:

– суточные – 150 евро (3 дня × 50 евро);

– проживание в гостинице – 441,80 евро;

– оформление визы – 60 евро;

– авиабилеты – 435 евро.

Справочно: курс евро на 9 марта 2015 г. – 16 370 руб.;

курс евро на 17 марта 2015 г. – 15 900 руб.

На основании представленных документов составлен авансовый отчет, который приведен в табл. 1:

Суть нарушения

Организация допустила ошибку при отражении командировочных расходов, применив курс евро, действовавший на дату составления авансового отчета, при отражении всех совершенных операций.

Обоснование

С 1 января 2015 г. порядок отражения в бухгалтерском учете организации выраженной в иностранной валюте стоимости активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов и разниц, возникающих при пересчете выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств в белорусские рубли, определяет Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности "Влияние изменений курсов иностранных валют", утвержденный постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.10.2014 № 69 (далее – НСБУ № 69).

Обратимся к норме п. 3 НСБУ № 69: если для осуществления расходов был перечислен аванс, то выраженная в иностранной валюте сумма понесенных расходов и стоимость относящихся к этим расходам обязательств отражаются в бухгалтерском учете в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля:

– на дату (даты) перечисления аванса в иностранной валюте, если аванс был перечислен в иностранной валюте в размере полной суммы расходов;

– на дату (даты) перечисления аванса в иностранной валюте в части суммы расходов, приходящейся на аванс, и дату совершения хозяйственной операции в части суммы расходов, не приходящейся на аванс, если аванс был перечислен в иностранной валюте в размере частичной суммы расходов.

Таким образом, с 1 января 2015 г. командировочные расходы |*|, понесенные работником в иностранной валюте, отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

* Информация о том, какие расходы можно возместить в непредвиденных ситуациях в зарубежной командировке, доступна для подписчиков электронного "ГБ"

– если размер перечисленного аванса полностью покрывает сумму расходов – по курсу на дату (даты) перечисления аванса работнику;

– если сумма командировочных расходов превысила сумму выданного работнику аванса, то командировочные расходы в размере суммы аванса отражаются по курсу на дату (даты) перечисления аванса, в оставшейся сумме – на дату совершения хозяйственной операции.

Днем совершения хозяйственной операции в указанном случае будет являться день составления авансового отчета.

По нормам действующего законодательства командировочные расходы в учете необходимо было отразить следующим образом (см. табл. 2):

Как исправить ошибку

В месяце обнаружения ошибки в учете следует отразить:

Д-т 20 – К-т 71 – 282 000 руб.

– доначислены командировочные расходы.

На указанную выше сумму занижена себестоимость продукции (работ, услуг). Соответственно завышена сумма прибыли и налога на прибыль.

Последствия и меры ответственности

За счет неверного применения курса иностранной валюты была занижена сумма командировочных расходов, подлежащая возмещению сотруднику, на 282 000 руб. С командированным работником расчет осуществлен не в полном объеме.

Нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных ст. 9.16–9.18 и ч. 1 и 3 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП), причинившие вред работнику, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (БВ) (ч. 4 ст. 9.19 КоАП).

Справочно: служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

Основанием для расчета и выплаты денежных средств (аванса) командированному работнику при направлении работника в командировку за границу является приказ (распоряжение) нанимателя (ст. 93 ТК, п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить такие расходы, как:

– проезд к месту служебной командировки и обратно |*|;

– наем жилого помещения;

– проживание вне места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции № 115).

* Информация о том, всегда ли расходы при загранкомандировках подлежат возмещению, доступна для подписчиков электронного "ГБ"

Ситуация 2. Нарушение порядка отражения суточных

Согласно приказу в Украину командированы для обучения в центре обучения компании ООО "Рейнарс Украина" трое сотрудников организации. Срок командирования – с 25 по 26 мая 2015 г. Каждому работнику 22 мая 2015 г.  был выдан аванс, исходя из нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные), в сумме 1 150 400 бел. руб. (40 долл. США ×  14 380 руб. × 2 дня, где 14 380 руб. – курс доллара США, установленный Нацбанком Республики Беларусь на дату выдачи аванса). Авансы перечислены на карт-счета работников. Согласно авансовым отчетам № 223, 224, 225 от 27.05.2015 размер суточных, подлежащих возмещению каждому работнику, составил 1 162 400 руб. (40 долл. × 14 530 руб. × 2 дня, где 14 530 руб. – курс доллара США, установленный Нацбанком Республики Беларусь на дату составления авансового отчета).

Суть нарушения

Нарушено законодательство в части отражения суточных при зарубежных командировках.

Обоснование

Действующим законодательством в данном случае перерасчет суточных на дату составления авансового отчета не предусмотрен: суммы произведенных работником в командировке |**| расходов пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета, к которому выдана личная (корпоративная) карточка, за исключением сумм суточных (часть вторая п. 30 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185). Суточные в отчете указываются в валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на личную карточку работника, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета (часть четвертая п. 30 Инструкции № 185).

** Информация о том, когда командировочные расходы могут стать налогооблагаемыми доходами работника, вернувшегося из служебной командировки, доступна для подписчиков электронного "ГБ"

Как исправить ошибку

За счет неверного применения курса сумма суточных была завышена на 12 000 руб.

В месяце обнаружения ошибки в учете следует отразить:

Д-т 20 – К-т 71 – 12 000 руб.

– методом "красное сторно".

Последствия и меры ответственности

Излишне начисленная сумма суточных из-за применения неверного курса иностранной валюты подлежит исключению из состава затрат. По этой причине произошел неверный расчет налога на прибыль.

Неуплата или неполная уплата плательщиком суммы налога влечет наложение штрафа на юридическое лицо в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, сбора (пошлины), но не менее 10 БВ (ч. 1 ст. 13.6 КоАП).