Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Как оплатить расходы по загранкомандировке без ошибок

Тема командировочных расчетов, а особенно по загранкомандировкам, вызывает повышенный интерес у бухгалтеров. Не стала исключением и «Прямая линия» по заявленной теме, которая состоялась в редакции журнала 8 августа 2017 г. Ее гостьей была Елена Ивановна Секержицкая, заместитель начальника главного управления труда и заработной платы Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь. Предлагаем вашему вниманию ответы на прозвучавшие в ходе проведения «Прямой линии» вопросы.

Работник организации направлен в служебную командировку в США транзитом через Ирландию (связано с движением транспорта). По возвращении из командировки он представил авансовый отчет с подтверждающими документами в оригинале о проживании в ночное время в гостинице в Ирландии. Продолжительность остановки была менее 12 ч.

Вправе ли организация возместить работнику произведенные расходы за наем жилого помещения?

Вправе возместить по решению нанимателя.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее 12 ч, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования, а расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 28 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115). Отсчет 12-часового периода начинается с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки.

Данные расходы можно возмещать по решению нанимателя. В таком случае расходы по проживанию будут отнесены на затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли (подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть))|*|.

* Информация, поясняющая, как избежать ошибок в расчетах по зарубежной командировке

Штатные работники организации (граждане Российской Федерации с пропиской в г. Москве) имеют разрешение на проживание в Республике Беларусь. Они направляются в служебные командировки в Российскую Федерацию (г. Москва).

Инструкцией № 115 предусмотрено, что при отсутствии подтверждающих документов в оригинале расходы по найму жилого помещения оплачиваются в размере 5 % от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

Следует ли применять данную норму при направлении в командировку вышеуказанных работников?

Следует.

Работник – это лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании трудового договора (Трудовой кодекс Республики Беларусь; далее – ТК). При этом трудовой договор – это соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым:

– работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок;

– наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

ТК применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь (ст. 3 ТК).

Следовательно, тот факт, что работник постоянно проживает в Республике Беларусь или имеет разрешение на проживание в Республике Беларусь, на трудовые отношения не влияет. Главное, что работник состоит в трудовых отношениях с нанимателем.

Поэтому при направлении работника в командировку из Республики Беларусь за границу на него распространяются все нормы, предусмотренные Инструкцией № 115, в т.ч. и по возмещению расходов по найму жилого помещения в размере 5 % от предельных норм по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале.

Работник направлен в однодневную командировку в Латвию.

Возмещаются ли ему расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов?

Не возмещаются.

Расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов при однодневных командировках не возмещаются.

При командировании работников за границу расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).

Коммерческие организации могут повысить данный размер по решению нанимателя в пределах от 5 до 20 %.

Справочно: постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

С учетом того что работник направлен в однодневную командировку и отъезд и возвращение обратно происходят в течение одного дня, т.е. в течение этих суток он находится в пути, а время для отдыха наступает практически уже по возвращении к постоянному месту жительства, т.е. дома, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале ему не возмещаются.

Обязана ли организация возмещать водителю-международнику расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов, если автомобиль, на котором он направляется в командировку, оборудован двумя спальными местами?

Если да, то расходы по найму жилого помещения следует рассчитывать с учетом количества суток или ночей?

По каким нормам возмещаются эти расходы за время нахождения на территории Республики Беларусь?

Обязана возмещать за все дни командировки.

При командировании водителей |*|, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов за границу, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом для них учитывается время нахождения в пути следования (п. 16 Инструкции № 115).

* Информация о расходах по найму помещения для водителя грузового автомобиля  

В Инструкции № 115 не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования, а также от количества часов за поездку.

Следовательно, водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, расходы по найму жилого помещения возмещаются за все дни, оговоренные в приказе нанимателя. Данная норма распространяются на всех водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, вне зависимости от оборудования автомобиля спальными местами. Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 1 июля 1970 г. (далее – Соглашение). С учетом положений Соглашения период отдыха водителя согласно графику движения необязательно должен приходиться на ночное время.

Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. При пересечении границы до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 ТК).

За время следования по территории Республики Беларусь до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

Соответственно водителю, осуществляющему международные автомобильные перевозки грузов, за дни следования по территории Республики Беларусь до пересечения (после пересечения) границы Республики Беларусь расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов будут выплачиваться по нормам, установленным Минфином при командировании работников в пределах Республики Беларусь, а за время нахождения за границей – по нормам, установленным для страны командирования.

В организации локальным нормативным правовым актом (ЛНПА) установлены более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.

По каким нормам возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов: по нормам расходов по найму жилого помещения, установленным законодательством или ЛНПА?

По нормам, установленным ЛНПА.

Источники регулирования трудовых и связанных с ними отношений, кроме Конституции Республики Беларусь, ТК и других актов законодательства, – коллективные договоры, соглашения и иные ЛНПА, заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения командировочных расходов не могут быть ниже размеров, установленных законодательством (ст. 95 ТК).

Таким образом, организация вправе на основании ЛНПА предусмотреть за счет прибыли организации более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.

С учетом данных норм ТК расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов будут оплачиваться в размере 5 % либо в ином размере, определяемом от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной ЛНПА.

Наниматель планирует направить работника в служебную командировку за границу. Работнику необходимо приобрести билет заранее.

Каким образом можно выдать ему деньги на приобретение билетов до отъезда в командировку, которая состоится через месяц?

На основании приказа о направлении в командировку.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях |*| до выезда в командировку и возместить следующие расходы (ст. 95 ТК, п. 8 Инструкции № 115):

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– по проживанию вне места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

* Информация, поясняющая, когда аванс на командировочные расходы может стать доходом работника

Конкретные сроки выдачи аванса работнику до отъезда в командировку данными документами не определены. Законодательство регламентирует только сроки представления авансового отчета об израсходованных суммах иностранной валюты после возвращения из служебной командировки.

Кроме того, основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении в командировку (п. 2 Инструкции № 115).

Таким образом, нанимателю предоставляется право исходя из сложившей ситуации самостоятельно определять срок издания приказа для выдачи аванса на командировочные расходы, в т.ч. с целью приобретения билетов.

Окончание см.: «ГБ», 2017, № 32, с. 10.

Статьи на тему

Командировка без аванса

№24, июнь 2018

Расходы на проживание без представления подтверждающих документов

№24, июнь 2018

Оплата однодневной командировки

№23, июнь 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.