Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Как правильно оформить и оплатить служебную командировку

18 апреля 2018 г. состоялся круглый стол по обозначенной теме. Его участниками были Сергей Александрович Пахомов, начальник отдела финансово-экономических экспертиз управления экономических экспертиз центрального аппарата Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь, и эксперты журнала «Главный Бухгалтер». В ходе данного мероприятия рассматривались вопросы читателей, поступившие в редакцию журнала «Главный Бухгалтер», из которых видно, что командировки – одна из тем, которая волнует бухгалтерскую аудиторию.

Данный материал содержит ответы на вопросы, касающиеся командировок, проводимых в пределах нашей страны.

Организация, находящаяся в Бресте, направляет своего сотрудника в вышестоящую организацию, расположенную в Минске, для прохождения стажировки.

В каком порядке возмещаются понесенные работником расходы?

Для правильного решения обозначенной проблемы в первую очередь необходимо определиться с юридическим статусом стажировки.

Если речь идет о стажировке руководящих работников и специалистов как вида дополнительного образования взрослых (ст. 242 Кодекса Республики Беларусь об образовании), то такие правоотношения регулируются ст. 2201 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) с предоставлением гарантий в соответствии с Положением о гарантиях работникам, направляемым нанимателем на профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации и стажировку, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 101.

Такое направление на стажировку не является служебной командировкой исходя из определения, содержащегося в ст. 91 ТК (служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы).

Если же речь идет об определенном этапе в профессиональной деятельности работника (например, стажировка по вопросам охраны труда, предшествующая назначению на должность), то в такой ситуации имеет место служебная командировка с предоставлением гарантий в соответствии с Инструкцией № 35* |*|.
__________________________
* Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

* Вопрос о выплате члену совета директоров в связи с участием в собрании акционеров компенсации затрат по проезду и проживанию вне места жительства и ее налогообложении 

Справочно: вопросы проведения в организациях стажировки рабочих и специалистов работниками этих организаций регулируются:

Инструкцией о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175;

Инструкцией о порядке проведения стажировки водителей механических транспортных средств, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 23.10.2012 № 46;

Инструкцией о порядке проведения стажировки работников организаций железнодорожного транспорта общего пользования, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 30.06.2015 № 26, и т.д.

Нужно ли выдавать сотруднику командировочное удостоверение?

Нужно, если это предусмотрено локальным актом.

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения при их направлении в служебную командировку определяет наниматель (ст. 95 ТК).

Таким образом, если речь идет о служебной командировке, то работнику выдается командировочное удостоверение, если это предусмотрено локальными нормативными правовыми актами организации.

Возмещается ли стоимость проезда, если при наличии прямого транспортного сообщения с городом, куда работник командирован, он представляет проездной документ на транспорт общего пользования с отправлением не из места постоянной работы (например, командирован из Минска в Брест, а представлен билет на поезд с отправлением из Барановичей)?

Возмещается – с учетом норм подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35.

По общему правилу возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).

В то же время наличие билета |*| с отправлением не из места постоянной работы не всегда означает, что данная поездка не связана со служебной командировкой. Например, в рассматриваемой ситуации г. Барановичи находится по пути следования в Брест из Минска. То есть в Барановичах работник мог оказаться по объективным причинам, выбыв из Минска на личном транспортном средстве, попутным служебным транспортом либо иным способом, что не противоречит целям служебной командировки.

* Вопрос о том, является ли электронный билет документом, подтверждающим произведенные работником расходы на проезд, в целях освобождения от уплаты подоходного налога

Инструкцией № 35 отдельно не регулируется порядок возмещения расходов по проезду в случае проезда работника к месту служебной командировки и обратно разными видами транспорта (либо одним видом транспорта с пересадкой). В то же время согласно подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35 возмещаются расходы по проезду как на основании подлинных проездных документов, так и без представления таковых (в минимальной стоимости проезда).

Таким образом, если рассматриваемая поездка связана со служебной командировкой, то расходы возмещаются в минимальной стоимости проезда по маршруту Минск – Барановичи (исходя из рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством) и в размере стоимости проезда согласно проездному билету по маршруту Барановичи – Брест.

Внимание! Если в г. Барановичи работник добрался на транспортном средстве организации, то расходы по проезду не возмещаются (часть пятая подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).

В подобной ситуации не будет лишним получить объяснения от работника о причинах выбора такого маршрута следования к месту служебной командировки и приложить их к авансовому отчету.

Работник командирован на 5 дней в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы. При этом транспортное сообщение позволяет ежедневно возвращаться к месту жительства. В то же время работник по возвращении из служебной командировки представил счет из гостиницы за проживание в течение всего срока командировки.

Не будет ли нарушением возмещение расходов по проживанию в такой ситуации?

Возмещение расходов по проживанию зависит от содержания приказа о командировании.

При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), наниматель решает с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривает в приказе (распоряжении) о командировании работника (п. 3 Инструкции № 35).

Из этого следует, что порядок возмещения командировочных расходов зависит от содержания приказа (распоряжения) о командировании. Если работнику не предписано ежедневно возвращаться к месту жительства, то расходы по проживанию возмещаются в порядке, предусмотренном подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35.

Справочно: расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются:

– по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории);

– на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35) |*|.

* Информация о том, как подтвердить расходы по проезду в командировку на маршрутном такси

Работник командирован в другой город для участия в семинаре на 1 день (понедельник). По возвращении из командировки он представил проездные билеты (проезд к месту командировки в воскресенье, возвращение – в понедельник) и счет за 1 сутки проживания в гостинице (с воскресенья на понедельник), мотивировав это тем, что объективно с учетом условий транспортного сообщения невозможно было успеть к началу семинара, выехав в служебную командировку в понедельник.

Как в данной ситуации возмещаются командировочные расходы?

Исходя из содержания приказа о командировании.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 ТК).

Из этого следует, что приказом руководителя предусмотрено выбытие в служебную командировку в понедельник, а воскресенье в срок служебной командировки не включено.

В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания проезд работнику оплачивается на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются (п. 6 Инструкции № 35).

Следовательно, в рассматриваемой ситуации возмещаются расходы по проезду по стоимости, указанной в проездных билетах, и суточные по нормам однодневной командировки за понедельник.

В то же время во избежание конфликтных ситуаций в подобных случаях целесообразно вопросы порядка пребывания в служебных командировках прорабатывать заранее.

В приведенной ситуации в случае надлежащего обоснования (например, в служебной записке, предшествовавшей изданию приказа) наниматель вправе командировать работника на 2 дня (воскресенье и понедельник). В такой ситуации дополнительно следовало бы возместить расходы по проживанию, а суточные выплатить за 2 дня служебной командировки.

Работник по прибытии из служебной командировки в качестве документов, подтверждающих расходы по проживанию, представил договор найма жилого помещения, заключенный с индивидуальным предпринимателем, и расписку данного предпринимателя о получении наличных денежных средств по договору.

Возмещаются ли работнику понесенные расходы на основании данных документов?

Не возмещаются.

Расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются командированному работнику по фактическим расходам на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

Порядок приема наличных денег регулируется пп. 17 и 32 Положения № 924/16*.
__________________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16.

Индивидуальный предприниматель при приеме наличных денежных средств обязан выдать нанимателю подтверждающий документ:

– при использовании кассового оборудования – кассовый чек;

– без использования кассового оборудования – квитанцию о приеме наличных денежных средств.

Справочно: форма квитанции определена постановлением Минторга Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34.

Помимо указанной квитанции организация при приеме наличных денег может использовать приходный кассовый ордер с учетом правил, определенных письмом МНС Республики Беларусь от 19.12.2017 № 8-2-11/02328 «О порядке приема наличных денежных средств».

Как видим, в рассматриваемой ситуации расписка не относится к документам, выдаваемым в подтверждение принятия наличных денежных средств в соответствии с законодательством. Следовательно, отсутствуют основания для возмещения понесенных расходов в полной сумме. При этом расходы можно возместить по норме, предусмотренной для возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов.

Таким образом, в целях предупреждения возникновения конфликтных ситуаций при возмещении командировочных расходов целесообразно предварительно консультировать работников о том, какие документы им необходимо истребовать в т.ч. при найме жилого помещения.

От редакции:

В настоящее время действуют следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:

– за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные – 7 руб. в сутки;

– за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные при однодневных служебных командировках и служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, из которых работник ежедневно возвращается к месту жительства (пребывания), – 3 руб. 50 коп. в сутки;

– без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, – 2 руб. 50 коп. в сутки (п. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48).

Для граждан, временно направленных или командированных на работу на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения), предусмотрено повышение размера суточных, устанавливаемых Минфином при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, на 5 % (подп. 1.2 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.07.2009 № 918).

Особенности возмещения командировочных расходов при направлении спортивных делегаций для участия в мероприятиях, проводимых в соответствии с регламентирующими документами, принятыми международными и иными иностранными организациями, содержатся в п. 12 Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивно-массовых мероприятиях, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.09.2014 № 901.

Статьи на тему

Командировка без аванса

№24, июнь 2018

Расходы на проживание без представления подтверждающих документов

№24, июнь 2018

Оплата однодневной командировки

№23, июнь 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.