Работник едет в служебную зарубежную командировку на собственном автомобиле. В ходе командировки предполагаются расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате автомобильных стоянок, проезду по платным дорогам (туннелям, мостам).
Должна ли организация при выдаче работнику аванса учитывать эти расходы?
Сумма аванса, подлежащая выдаче работнику, рассчитывается с учетом расходов, указанных в вопросе.
Обоснуем наш ответ.
Порядок направления работников в служебные командировки регулируется Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – Положение о командировках).
Наниматель обязан:
1) выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте;
2) возместить следующие расходы:
– по проезду к месту командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные расходы (производятся с разрешения или ведома нанимателя).
Наниматель определяет размер иных произведенных командированным работником расходов с его разрешения или ведома.
Сумма аванса, подлежащая выдаче работнику, рассчитывается:
– с учетом размеров возмещения расходов согласно приложениям 1 и 2 к Положению о командировках соответственно;
– с учетом расходов, указанных в части первой п. 25 Положения о командировках (п. 6 Положения о командировках).
К таковым относятся следующие расходы за границей:
– по аренде автомобиля;
– приобретению горюче-смазочных материалов;
– оплате стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам);
– уплате таможенных сборов и пошлин;
– страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
– вынужденному мелкому ремонту;
– мойке транспортного средства.
Основанием для выдачи аванса является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя (п. 4 Положения о командировках).
Справочно: возмещение расходов, указанных в части первой п. 25 Положения о командировках, а также расходов по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств в рамках ветеринарного, фитосанитарного, санитарно-эпидемиологического и прочих видов контроля, оплате услуг по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал), услуг электросвязи, уплате экологических налогов и сборов, эвакуации и буксировке транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов (часть вторая п. 25 Положения о командировках).
Командированному работнику при обязательном представлении подтверждающих документов также возмещаются расходы:
– по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
– уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;
– страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика (п. 24 Положения о командировках).
