Шпаргалка для бухгалтера: возмещение расходов по найму жилого помещения при командировках

Рассмотрим на примере практических ситуаций порядок возмещения расходов по найму жилого помещения при командировках с учетом последних изменений.

Расходы по найму жилого помещения не подлежат возмещению:

при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства;
однодневных командировках в пределах Республики Беларусь;
оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения (пп. 15 и 17 Положения № 176*).

___________________

* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

Справочно: при командировании в пределах Республики Беларусь вопрос о ежедневном возвращении работника из места командировки к месту жительства наниматель решает с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха, что отражается в приказе о направлении работника в командировку.

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения, установленный пп. 15, 16, 18 и 19 Положения № 176, представлен в таблице.

Вид командировки	Порядок возмещения
	без представления подтверждающих документов	на основании подтверждающих документов
В пределах Республики Беларусь	Возмещение осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него*
	В размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (бел. руб. в сутки): · в областных центрах и г. Минске – 50; · в районных центрах – 25; · в остальных населенных пунктах – 20	В размере, не превышающем стоимость одноместного номера в гостинице проживания*, если иное не предусмотрено Положением № 176, – когда расходы по найму жилого помещения превышают размеры,* установленные в приложении 1 к Положению № 176. По фактическим расходам, в т.ч. за проживание в номерах с количеством мест для проживания два и более или высшей категории – при возмещении расходов лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенные в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь
За границу	Возмещение осуществляется за период, включающий дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него*
	1. В размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, увеличенных на 50 %: · лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь; · должностным лицам, указанным в пп. 1, 2 приложения 3 к Положению № 176. 2. В размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, – всем остальным работникам, в т.ч. должностным лицам, указанным в п. 3 приложения 3 к Положению № 176	По фактическим расходам – лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь. В размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, увеличенных на 50 %, – должностным лицам, указанным в пп. 1–3 приложения 3 к Положению № 176. Если работник, направленный в командировку для участия в международном мероприятии, проводимом на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), самостоятельно оплачивает расходы по участию в таком мероприятии, то произведенные расходы ему возмещаются независимо от размеров возмещения расходов по найму жилого помещения, установленных в приложении 2 к Положению № 176. Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление их участникам жилого помещения, стоимость которого превышает установленный в приложении 2 к Положению № 176 размер возмещения расходов по найму жилого помещения, то учитываются фактические расходы по найму жилого помещения

___________________________

* При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем.

** Размер возмещения расходов по найму жилого помещения определяется по стоимости номера 1-й категории. В соответствии с подп. 3.2.2 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1353-2005 «Средства размещения. Общие требования», утвержденного постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.06.2005 № 28, номер 1-й категории — это номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с одной/двумя кроватями, с полным санузлом (ванна/душ, умывальник, унитаз), рассчитанный на проживание одного-двух человек.

Таким образом, при возмещении расходов по найму жилого помещения необходимо представлять подтверждающие документы только в том случае, если возмещаемая сумма превышает размеры, которые определены в приложениях 1, 2 к Положению № 176.

Пример 1

Работник направлен в командировку из Минска в Брест на период с 13 по 14 мая 2019 г. Он представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения (одноместного номера в гостинице) на сумму 57 руб. Работник не производил расчет за гостиницу банковской корпоративной карточкой, расходы по найму жилого помещения не производила принимающая сторона.

Расходы на проживание необходимо возместить с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, без представления подтверждающих документов. За 2 суток эта сумма составит 100 руб. (50 руб. × 2 суток).

Важно! Если нанимателю до направления работника в служебную командировку известно, что данный работник будет проживать в гостинице, в которой стоимость одноместного номера превышает установленные размеры, то сумму аванса необходимо рассчитывать с учетом его стоимости.

Если работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства, в т.ч. валютные, для последующей оплаты работником расходов по найму жилого помещения, то такая оплата будет считаться оплатой жилого помещения направляющей стороной. Соответственно командированному работнику не будет выплачиваться разница между установленным в приложениях 1 и 2 к Положению № 176 размером возмещения расходов по найму жилого помещения и суммой фактически оплаченных им указанных расходов посредством корпоративной банковской карточки.

Пример 2

Работник направлен в командировку из Минска в Брест на период с 13 по 14 мая 2019 г. Расходы по найму жилого помещения были оплачены корпоративной банковской картой и составили 57 руб. Расходы на проживание без представления подтверждающих документов за 2 суток составляют 100 руб. (50 руб. × 2 суток).

Нанимателю не требуется доплачивать работнику разницу 43 руб. (100 – 57).

Если стоимость завтрака в гостинице входит в стоимость проживания, то возмещение расходов производится с учетом стоимости завтрака. Если же в счете стоимость завтрака указана отдельно от стоимости проживания, то возмещение расходов производится только по стоимости номера в гостинице.

Важно! В тех случаях, когда командированные работники проживают в квартирах по договорам, заключенным с индивидуальными предпринимателями, а также в домах отдыха, санаторно-курортных и иных учреждениях, предоставляющих услуги по проживанию, то в документах, подтверждающих оплату, должна быть отдельно указана сумма, подлежащая уплате за проживание. Сравнение указанной суммы необходимо производить со стоимостью одноместного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, в который работник командирован.

Вместе с этим читают:

Елена Горошко, аудитор, налоговый консультант