Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Возмещение расходов по найму жилого помещения при зарубежной командировке производите с учетом количества суток, а не ночей

Надежда Египцева, экономист

При зарубежной командировке помимо суточных, расходов по проезду возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения. Как их возмещать, автор материала разъясняет на практических примерах.

Расходы по найму жилого помещения должны быть подтверждены документами в оригинале

Возмещение расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ (далее – нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
 
Ситуация 1

Расчет оплаты за проживание, если расчетное время в гостинице продлено

В организации (г. Минск) согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 2 дня с 4 по 5 октября 2010 г.
4 октября 2010 г. вечером работник приехал в г. Москву, заселился в гостиничный номер. Официальное время выселения из гостиничного номера – 12:00 следующих суток (5 октября 2010 г.).
Заданием по командировке на 5 октября 2010 г. предусмотрена одна встреча работника с инвестором (запланирована на 16:00), сразу после которой работник возвращается в г. Минск.

Может ли работник (при наличии в гостинице соответствующей услуги) вместо продления времени нахождения в гостиничном номере на вторые сутки продлить время нахождения в гостиничном номере с 12:00 до 15:00 5 октября 2010 г. (на 3 ч)? В пределах каких норм в данном случае осуществляется возмещение работнику расходов по найму жилого помещения за 4 и 5 октября 2010 г.?
 
В данной ситуации работник может продлить время нахождения в гостиничном номере 5 октября 2010 г. на 3 ч при наличии в гостинице соответствующей услуги (при отсутствии такой услуги – на половину суток) и находиться в гостиничном номере с 12:00 до 15:00.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществите следующим образом:

– за первые сутки (4 октября 2010 г.) – в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация), – 140 долл. США;

– за вторые сутки (5 октября 2010 г.) – в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация), – 140 долл. США, независимо от того, что фактически время нахождения работника в гостиничном номере продлено не на сутки, а на 3 ч (с 12:00 до 15:00).

При этом в документе, подтверждающем проживание в гостинице (счете, квитанции и т.д. в оригинале), должно быть указано фактическое проживание работника в гостиничном номере как 4, так и 5 октября 2010 г. (3 ч, половина суток и т.д.).

Как правило, в случае задержки выезда клиента из гостиничного номера после расчетного часа проживание в гостиницах за границей нужно оплачивать в следующем порядке:

– не более 6 ч после расчетного часа – почасовая оплата;

– от 6 до 12 ч после расчетного часа – плата за половину суток;

– от 12 до 24 ч после расчетного часа – плата за полные сутки.

Продление сроков пребывания следует производить с учетом возможности гостиницы при оплате клиентом по прейскуранту гостиницы.

Вниманию читателей: командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенную в счет за наем жилого помещения, необходимо возмещать в пределах норм расходов по найму жилого помещения. Порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).

Оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (часть первая п. 16 Инструкции № 115).
 
Ситуация 2

Расчет выплат в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения

Работник организации по приказу нанимателя направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 2 дня. Заданием по командировке предусмотрена одна ночевка работника в г. Москве. По представленной командированным работником информации, ему не потребуется ночевать в гостинице, поскольку он планирует остановку на ночлег у родной сестры, которая проживает в г. Москве.
 
Должен ли наниматель осуществлять работнику выплату в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, поскольку подтверждающие документы работником не будут представлены?

В случае непредставления командированным работником документов в оригинале (счета, квитанции и т.д.), подтверждающих остановку на ночлег в гостинице, наниматель должен произвести работнику выплату в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация), за каждый день – 14 долл. США (140 долл. США × 5 / 100 × 2 дня).

При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, надо учитывать время нахождения в пути следования. Кроме того, при командировании в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производите сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов (часть вторая п. 16 Инструкции № 115).

Работник проживает в нескольких гостиницах

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах следует производить в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом (п. 17 Инструкции № 115).
 
Ситуация 3

Превышение нормы на проживание можно оплатить за счет прибыли
Организация для решения производственных вопросов командировала работника за границу в Финляндию сроком на 2 дня воздушным транспортом. По возвращении из командировки к авансовому отчету были приложены счета на проживание в 2 гостиницах на сумму 280,9 евро (150,3 евро +130,6 евро), что больше нормы расходов по найму жилого помещения по стране командирования Финляндии (260 евро (130 евро × 2 дня)).

В данном случае если стоимость найма жилого помещения по командировке в целом превышает установленные нормы, то решение о возмещении суммы превышения принимает наниматель.

При принятии нанимателем такого решения в затраты, учитываемые при налогообложении, могут быть включены расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином РБ для Финляндии (260 евро (130 евро × 2 дня)).

Разница между фактической стоимостью найма жилого помещения и предусмотренными нормами (20,9 евро) оплачивается за счет прибыли, остающейся после налогообложения. При этом данную сумму можно возместить работнику как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях.
 
Д-т 20 и др. – К-т 71
– на сумму расходов по найму жилья в пределах установленных Минфином РБ норм;

Д-т 92 – К-т 71
– на сумму расходов по найму жилья сверх установленных норм*.
 
_________________________
 
* Корреспонденция счетов составлена редакцией.
 
Жилое помещение предоставляет принимающая сторона

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещать расходы по найму жилого помещения не следует (п. 18 Инструкции № 115).

Если условия проведения международных мероприятий предусматривают предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, то к отчету нужно принять фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. Выплату аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производите исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий (п. 19 Инструкции № 115).
 
Ситуация 4

Туристический ваучер с программой тура может подтверждать проживание в отеле

Работники представительства иностранной компании (Российская Федерация) в Республике Беларусь направлены в служебную командировку в Германию (для посещения специализированной выставки).

Одним из условий получения визы в посольстве Германии являлось подтверждение оплаты проживания в Германии. Поскольку заявка направлялась за 3 месяца до оказания услуги (срок для обращения за получением визы), представительством был получен отказ из отелей Германии, в которые оно обращалось с просьбой о бронировании проживания.

В целях получения визы в посольстве Германии представительство вынужденно заключило договор с туристической организацией (деловой партнер которой в Германии выступил гарантом и оплатил услуги за проживание) об оказании услуг по организации деловой поездки (включая проживание).

От туристической организации представительством в соответствии с законодательством был получен туристический ваучер с программой тура, в котором указаны условия размещения: отель, номер, завтраки. По окончании служебной командировки между представительством и туристической организацией был подписан акт выполненных работ.

Можно ли договор об оказании туристических услуг, заключенный между представительством и туристической организацией, туристический ваучер с программой тура и акт выполненных работ в оригинале считать документами, подтверждающими факт проживания в отеле, и основанием для отнесения расходов по найму жилого помещения на затраты, учитываемые при налогообложении, в пределах норм, установленных законодательством РБ?

В случае если работники представительства, направленные в служебную командировку в Германию (для посещения специализированной выставки), в целях получения визы в посольстве Германии вынужденно заключили договор с туристической организацией об оказании услуг по организации деловой поездки (включая проживание), то договор об оказании туристических услуг, заключенный между представительством и туристической организацией, туристический ваучер с программой тура и акт выполненных работ в оригинале могут быть документами, подтверждающими факт проживания в отеле, и служить основанием для отнесения расходов по найму жилого помещения на затраты, учитываемые при налогообложении, в пределах норм, установленных Минфином РБ.
 
Возмещение расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).

При этом Инструкцией № 115 не определены перечень и форма представляемых документов, подтверждающих факт и стоимость найма жилого помещения за границей.
 

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.