Расходы по найму жилого помещения должны быть подтверждены документами в оригинале
Возмещение расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ (далее – нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
Ситуация 1
Расчет оплаты за проживание, если расчетное время в гостинице продлено
В организации (г. Минск) согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 2 дня с 4 по 5 октября 2010 г.
4 октября 2010 г. вечером работник приехал в г. Москву, заселился в гостиничный номер. Официальное время выселения из гостиничного номера – 12:00 следующих суток (5 октября 2010 г.).
Заданием по командировке на 5 октября 2010 г. предусмотрена одна встреча работника с инвестором (запланирована на 16:00), сразу после которой работник возвращается в г. Минск.
Может ли работник (при наличии в гостинице соответствующей услуги) вместо продления времени нахождения в гостиничном номере на вторые сутки продлить время нахождения в гостиничном номере с 12:00 до 15:00 5 октября 2010 г. (на 3 ч)? В пределах каких норм в данном случае осуществляется возмещение работнику расходов по найму жилого помещения за 4 и 5 октября 2010 г.?
В данной ситуации работник может продлить время нахождения в гостиничном номере 5 октября 2010 г. на 3 ч при наличии в гостинице соответствующей услуги (при отсутствии такой услуги – на половину суток) и находиться в гостиничном номере с 12:00 до 15:00.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществите следующим образом:
– за первые сутки (4 октября 2010 г.) – в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация), – 140 долл. США;
– за вторые сутки (5 октября 2010 г.) – в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация), – 140 долл. США, независимо от того, что фактически время нахождения работника в гостиничном номере продлено не на сутки, а на 3 ч (с 12:00 до 15:00).
При этом в документе, подтверждающем проживание в гостинице (счете, квитанции и т.д. в оригинале), должно быть указано фактическое проживание работника в гостиничном номере как 4, так и 5 октября 2010 г. (3 ч, половина суток и т.д.).
Как правило, в случае задержки выезда клиента из гостиничного номера после расчетного часа проживание в гостиницах за границей нужно оплачивать в следующем порядке:
– не более 6 ч после расчетного часа – почасовая оплата;
– от 6 до 12 ч после расчетного часа – плата за половину суток;
– от 12 до 24 ч после расчетного часа – плата за полные сутки.
Продление сроков пребывания следует производить с учетом возможности гостиницы при оплате клиентом по прейскуранту гостиницы.
Вниманию читателей: командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенную в счет за наем жилого помещения, необходимо возмещать в пределах норм расходов по найму жилого помещения. Порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).
Оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов
При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (часть первая п. 16 Инструкции № 115).
Ситуация 2
Расчет выплат в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения
Работник организации по приказу нанимателя направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 2 дня. Заданием по командировке предусмотрена одна ночевка работника в г. Москве. По представленной командированным работником информации, ему не потребуется ночевать в гостинице, поскольку он планирует остановку на ночлег у родной сестры, которая проживает в г. Москве.
Должен ли наниматель осуществлять работнику выплату в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, поскольку подтверждающие документы работником не будут представлены?
В случае непредставления командированным работником документов в оригинале (счета, квитанции и т.д.), подтверждающих остановку на ночлег в гостинице, наниматель должен произвести работнику выплату в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация), за каждый день – 14 долл. США (140 долл. США × 5 / 100 × 2 дня).
При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, надо учитывать время нахождения в пути следования. Кроме того, при командировании в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производите сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов (часть вторая п. 16 Инструкции № 115).
Работник проживает в нескольких гостиницах
Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах следует производить в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом (п. 17 Инструкции № 115).
Ситуация 3
Превышение нормы на проживание можно оплатить за счет прибыли
Организация для решения производственных вопросов командировала работника за границу в Финляндию сроком на 2 дня воздушным транспортом. По возвращении из командировки к авансовому отчету были приложены счета на проживание в 2 гостиницах на сумму 280,9 евро (150,3 евро +130,6 евро), что больше нормы расходов по найму жилого помещения по стране командирования Финляндии (260 евро (130 евро × 2 дня)).
В данном случае если стоимость найма жилого помещения по командировке в целом превышает установленные нормы, то решение о возмещении суммы превышения принимает наниматель.
При принятии нанимателем такого решения в затраты, учитываемые при налогообложении, могут быть включены расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином РБ для Финляндии (260 евро (130 евро × 2 дня)).
Разница между фактической стоимостью найма жилого помещения и предусмотренными нормами (20,9 евро) оплачивается за счет прибыли, остающейся после налогообложения. При этом данную сумму можно возместить работнику как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях.
Д-т 20 и др. – К-т 71
– на сумму расходов по найму жилья в пределах установленных Минфином РБ норм;
– на сумму расходов по найму жилья в пределах установленных Минфином РБ норм;
Д-т 92 – К-т 71
– на сумму расходов по найму жилья сверх установленных норм*.
_________________________
* Корреспонденция счетов составлена редакцией.
Жилое помещение предоставляет принимающая сторона
При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещать расходы по найму жилого помещения не следует (п. 18 Инструкции № 115).
Если условия проведения международных мероприятий предусматривают предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, то к отчету нужно принять фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. Выплату аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производите исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий (п. 19 Инструкции № 115).
Ситуация 4
Туристический ваучер с программой тура может подтверждать проживание в отеле
Работники представительства иностранной компании (Российская Федерация) в Республике Беларусь направлены в служебную командировку в Германию (для посещения специализированной выставки).
Одним из условий получения визы в посольстве Германии являлось подтверждение оплаты проживания в Германии. Поскольку заявка направлялась за 3 месяца до оказания услуги (срок для обращения за получением визы), представительством был получен отказ из отелей Германии, в которые оно обращалось с просьбой о бронировании проживания.
В целях получения визы в посольстве Германии представительство вынужденно заключило договор с туристической организацией (деловой партнер которой в Германии выступил гарантом и оплатил услуги за проживание) об оказании услуг по организации деловой поездки (включая проживание).
От туристической организации представительством в соответствии с законодательством был получен туристический ваучер с программой тура, в котором указаны условия размещения: отель, номер, завтраки. По окончании служебной командировки между представительством и туристической организацией был подписан акт выполненных работ.
Можно ли договор об оказании туристических услуг, заключенный между представительством и туристической организацией, туристический ваучер с программой тура и акт выполненных работ в оригинале считать документами, подтверждающими факт проживания в отеле, и основанием для отнесения расходов по найму жилого помещения на затраты, учитываемые при налогообложении, в пределах норм, установленных законодательством РБ?
В случае если работники представительства, направленные в служебную командировку в Германию (для посещения специализированной выставки), в целях получения визы в посольстве Германии вынужденно заключили договор с туристической организацией об оказании услуг по организации деловой поездки (включая проживание), то договор об оказании туристических услуг, заключенный между представительством и туристической организацией, туристический ваучер с программой тура и акт выполненных работ в оригинале могут быть документами, подтверждающими факт проживания в отеле, и служить основанием для отнесения расходов по найму жилого помещения на затраты, учитываемые при налогообложении, в пределах норм, установленных Минфином РБ.
Возмещение расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
При этом Инструкцией № 115 не определены перечень и форма представляемых документов, подтверждающих факт и стоимость найма жилого помещения за границей.
