Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Как возместить расходы при служебных командировках в пределах Беларуси в особых случаях. 

Владислав Милашевич, экономист

Порядок возмещения расходов при служебных командировках нормативно определен. Однако на практике возникают отдельные ситуации, требующие разъяснений специалистов. Автор дает пояснения по некоторым из них.

Ситуация 1. Командировка с места временной регистрации работника в место постоянного жительства

Работник организации (г. Минск) направлен в служебную командировку в г. Гродно. При этом г. Гродно является постоянным местом жительства и регистрации данного работника, а в г. Минске у него оформлена временная регистрация по месту пребывания (работы).

Следует ли при направлении работника в командировку из г. Минска в г. Гродно выдавать ему аванс и возмещать расходы по проезду к месту командирования и обратно, найму жилого помещения и суточные?

Следует – в случае документального подтверждения факта регистрации в месте пребывания (в г. Минске).

Поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы признается служебной командировкой (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

При служебных командировках |*| наниматель в соответствии с нормами ст. 95 ТК и п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35), обязан выдать работнику аванс и возместить расходы:

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– за проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

* Информация о командировочных расходах, неучитываемых при налогообложении прибыли, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Следует также учитывать, что каждый гражданин обязан зарегистрироваться по месту жительства в пределах Республики Беларусь и в случаях и порядке, предусмотренных Положением о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденным Указом № 413 (далее – Положение № 413), обязан либо вправе зарегистрироваться по месту пребывания в пределах Республики Беларусь (подп. 3.1 п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания»; далее – Указ № 413).

В случае временного выезда из места жительства на срок более 1 месяца гражданин вправе зарегистрироваться по месту пребывания, за исключением случаев, предусмотренных пп. 281 и 30 Положения № 413 (п. 21 Положения № 413). Регистрация граждан по месту пребывания осуществляется на срок до 1 года, если иной срок не установлен Положением № 413. Регистрация граждан по месту пребывания осуществляется без снятия их с регистрационного учета по месту жительства.

Таким образом, при документальном подтверждении работником факта регистрации в месте пребывания (г. Минске) ему следует выдать аванс и возместить расходы по проезду к месту командирования и обратно, расходы по найму жилого помещения и суточные в порядке и размерах, установленных нормами Инструкции № 35 для работников, командированных в пределах Республики Беларусь.

При отсутствии документов, подтверждающих регистрацию в месте пребывания (г. Минске), данному работнику следует выдать аванс и возместить расходы только по проезду к месту командирования и обратно. Возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения в этом случае будет противоречить законодательству.

Ситуация 2. Отказ от поездки в командировку

В организации (г. Брест) наниматель планирует направить работницу в служебную командировку в г. Минск на 3 дня для обучения на курсах повышения квалификации.

Работница отказывается ехать в командировку, мотивируя это тем, что ей не с кем оставить 5-летнего ребенка.

Вправе ли она отказаться от командировки?

Вправе.

Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), могут привлекаться к ночным, сверхурочным работам, работе в государственные праздники, праздничные дни (часть первая ст. 147 ТК), выходные дни и направляться в служебную командировку только с их письменного согласия (ст. 263 ТК).

Таким образом, при отсутствии у работницы, имеющей ребенка в возрасте 5 лет, возможности в предлагаемый нанимателем период времени пройти курсы повышения квалификации в г. Минске она вправе отказаться от служебной командировки. При этом она может письменно согласовать с нанимателем другие даты командировки в соответствии с предлагаемыми периодами прохождения курсов повышения квалификации.

Ситуация 3. Как определить время начала и окончания командировки

Работник организации (г. Витебск) по приказу нанимателя направлен в служебную командировку в г. Гродно. 16 февраля 2016 г. утром он должен прибыть в место командирования для выполнения производственного задания.

С учетом расписания пассажирского транспорта 15 февраля 2016 г. вечером работник должен выехать в служебную командировку, а 17 февраля 2016 г. вернуться обратно к месту постоянной работы. При этом 15 и 17 февраля 2016 г. в рабочее время он должен находиться на рабочем месте.

Какой день в приведенном случае следует указать в приказе как день начала (окончания) командировки?

Начало командировки – 15 февраля, окончание – 17 февраля.

Днем выбытия в служебную командировку считается день выезда транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и др.) из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия работника в служебную командировку определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке |*| (ст. 93 ТК).

* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов, доступна всем на портале GB.BY

В приведенном случае днем начала командировки является 15 февраля 2016 г., а днем ее окончания – 17 февраля 2016 г.

Следует обратить внимание, что даты выезда в командировку и прибытия к месту постоянной работы, указанные в подлинных проездных документах, должны соответствовать датам командировки, определенным в приказе нанимателем. Исключение составляют случаи, когда работник использовал в месте служебной командировки свои выходные дни до ее начала или после ее окончания (п. 6 Инструкции № 35).

Ситуация 4. Способы регистрации работников, выбывающих в командировки

В организации работники направляются в служебные командировки.

Каким образом и на основании какого документа в организации осуществляется регистрация работников, выбывающих в служебные командировки? Может ли соответствующий документ вестись в электронном виде?

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальном журнале по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35, в т.ч. в электронном виде (п. 2 Инструкции № 35).

Установленная законодательством форма, по которой ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, содержит графу «Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения» (см. пример).

Таким образом, несмотря на то что согласно Инструкции № 35 указанный журнал может вестись в электронном виде, необходимо иметь его и на бумаге для проставления в нем подписей командированными работниками.

Пример. Фрагмент журнала учета работников, выбывающих в командировки

Ситуация 5. Документ, определяющий срок командировки

Водитель организации (г. Бобруйск) по приказу нанимателя командирован в г. Могилев. Согласно отметкам в командировочном удостоверении он находился в служебной командировке двое суток, а в соответствии с товарно-транспортной накладной – одни сутки.

По какому документу следует определять срок служебной командировки: командировочному удостоверению, путевому листу, товарно-транспортной накладной?

Направление работников в служебную командировку следует оформлять приказом (распоряжением) нанимателя. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами (ст. 93 ТК).

Срок служебной командировки наниматель определяет самостоятельно с учетом времени, необходимого командированному работнику для выполнения служебного задания, для отдыха, а также времени нахождения в пути.

При выполнении автомобильных перевозок грузов транспортными документами являются путевой лист |*|, товарно-транспортная накладная и иные документы в соответствии с законодательством (ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).

* Информация о порядке возмещения расходов по эксплуатации личного автомобиля в служебных целях доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Учитывая изложенное, в случае направления работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь документом, определяющим ее срок, является приказ нанимателя. Такой приказ служит основанием для направления водителя в служебную командировку на определенный в нем срок и должен издаваться нанимателем до его отъезда.

Что же касается командировочного удостоверения, то отметка в нем подтверждает фактическое пребывание водителя в служебной командировке. Путевой лист и товарно-транспортная накладная – это транспортные документы, которые оформляются при использовании транспортного средства и выполнении автомобильной перевозки груза. Они не определяют, а подтверждают срок служебной командировки и выполнение задания.

Статьи на тему

Командировка без аванса

№24, июнь 2018

Расходы на проживание без представления подтверждающих документов

№24, июнь 2018

Оплата однодневной командировки

№23, июнь 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.