Ситуация. Документы обесцветились
При проверке документов за 2017 г. сотрудники бухгалтерии установили, что отдельные кассовые чеки, карт-чеки, приложенные к авансовым отчетам работников, обесцветились.
К каким последствиям это может привести?
Перечисленные выше документы:
– подтверждают расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг);
– служат основанием для заполнения авансового отчета (п. 37 Инструкции № 107*).
____________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Следовательно, в случае утраты текстовой информации на обесцвеченных чеках:
1) невозможно подтвердить обоснованность произведенных расходов и отраженной в бухгалтерском учете хозяйственной операции;
2) такие факты являются объектами контроля у проверяющих, поскольку организация нарушила нормы Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) и ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь |*|.
* Информация о том, что следует учитывать организациям в случаях выявления недостач при инвентаризации
Справочно: организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.
Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности (ст. 18 Закона № 57-З).
Срок хранения бухгалтерских первичных учетных документов и приложений к ним – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 177 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
Иными словами, формально обесцвечивание чеков проверяющие могут приравнять к отсутствию подтверждающих документов, а это приведет к уменьшению затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.
Как избежать подобных ситуаций?
Белорусское законодательство позволяет организациям иметь копии документов (копия в юриспруденции – точное воспроизведение текста какого-либо документа).
Однако эти копии проверяющие будут принимать во внимание лишь в том случае, если они будут соответствовать определенным требованиям.
Так, для придания копии документа юридической силы она должна:
1) воспроизводить все реквизиты документа, в т.ч. реквизиты бланка;
2) быть заверена (засвидетельствована) подписью уполномоченного должностного лица организации (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
Данные нормы закреплены и в п. 37 Инструкции № 107. Так, например, копия кассового чека будет приниматься во внимание, если будет:
– содержать номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию ИП, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира, при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами;
– заверена руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем.
Справочно: в случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
