При отгрузке продукции резиденту РБ собственным транспортом водителем были утеряны 3 и 4 экземпляры ТТН.
Какие действия необходимо произвести директору и главному бухгалтеру предприятия-производителя для исполнения требований законодательства по учету и хранению БСО? Какие меры наказания за такое нарушение возможно при проведении проверки?
Итак, что делать организации, если были утеряны 3-й и 4-е экземпляры накладных, первые экземпляры которых уже выписаны покупателям?
Во-первых, об этом надо сообщить материально ответственному лицу, на которое приказом руководителя организации возложено ведение учета и хранение бланков строгой отчетности.
Во-вторых, материально ответственное лицо должно немедленно сообщить о таком факте руководителю организации для создания соответствующей комиссии. Проверка комиссией обнаруженного факта утраты накладных осуществляется не позднее 3 календарных дней со дня обнаружения.
В-третьих, в данном случае сделки, которые уже оформлены 1-м и 2-м экземплярами накладных, считаются состоявшимися, и бланки этих накладных продолжают числиться в электронном банке данных. Поэтому по результатам проверки и на основании объяснительной, полученной от водителя о причине потери 3-го и 4-го экземпляров накладных, комиссия составляет акт на списание бланков строгой отчетности. Форма акта приведена в приложении 3 к Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, утвержденной постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи и информатизации РБ от 04.11.2009 № 134/78/52.
В-четвертых, акт представляется руководителю организации для принятия соответствующего решения. Как правило, в таких случаях издается приказ о наложении, например, дисциплинарного взыскания на ответственных лиц за допущенное нарушение с обязательным ознакомлением этих лиц с приказом под роспись.
В-пятых, утвержденный акт списания бланков (с приложением копии объяснительной и приказа) должен храниться в бухгалтерии до налоговой проверки и в течение месяца после ее проведения (п.24 Инструкции № 134/78/52). Ответственность устанавливается в соответствии с КоАП: Статья 12.1. Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов
1. Нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности – влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.
2. Уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие – влекут наложение штрафа в размере от десяти до ста базовых величин.
3. Нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем правил хранения бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, – влечет наложение штрафа в размере от четырех до тридцати пяти базовых величин.
