По мнению автора, организация не вправе расходы на использованное топливо восполнять через компенсацию за использование автомобиля. Обоснуем такой вывод.

Прежде всего напомним, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

Для отнесения стоимости топлива к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, организации необходимо документально подтвердить факт использования автомобиля для нужд нанимателя.

Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

Как определяют размер компенсации?

При определении размера амортизации для начисления компенсации руководствоваться Нормативными сроками службы основных средств, установленными постановлением Минэкономики Республики Беларусь от 30.09.2011 № 161 (далее – постановление № 161), и Инструкцией о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина и Минстройархитектуры Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6 (далее – Инструкция № 37/18/6), не обязательно, поскольку в действующем законодательстве отсутствуют такие требования при определении размера компенсации работнику за износ используемого личного автомобиля в служебных целях |*|.

* Информация об отражении в бухучете затрат на использование автомобиля в праздничном мероприятии 

Размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности работника и нанимателя.

Нужно обосновать использование автомобиля в служебных целях

На первый взгляд можно сделать вывод о том, что организация может заложить стоимость топлива в размер компенсации работнику за износ (амортизацию) используемого личного автомобиля в служебных целях и не оформлять при этом документы, подтверждающие работу автомобиля. Однако в таком случае у нее возникнут сложности с обоснованием использования автомобиля для производственных нужд организации.

При учете расходов на топливо при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать письмо МНС Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» (далее – письмо № 2-2-9/1632), которым разъяснено следующее.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 НК).

В ст. 131 НК определен состав затрат, неучитываемых при налогообложении, а в ст. 129 НК – расходы, являющиеся внереализационными.

Следовательно, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в ст. 131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:

1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

Какой документ нужно оформлять?

В части подтверждения использования транспортного средства для нужд нанимателя отметим следующее.

С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»; далее – Декрет № 7).

Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов (абз. 2 части первой, часть вторая ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).

Путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом для списания топлива на затраты.

Декрет № 7 не изменял законодательство Республики Беларусь по бухгалтерскому учету в части порядка применения первичных учетных документов.

Как и ранее, согласно Закону Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон) каждая хозяйственная операция оформляется первичным учетным документом.

Следовательно, факт использования автомобиля для нужд организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально |*|.

* Информация об осуществлении автомобильных перевозок без оформления путевых листов 

Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).

Таким образом, по-прежнему для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять первичные учетные документы (например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона.

Разработанные для применения формы первичных учетных документов организация включает в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона).

Как уже говорилось выше, с 26 февраля 2018 г. организация вправе не оформлять такой транспортный документ, как путевой лист |**|. При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления первичного учетного документа для списания стоимости топлива на затраты. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. по ранее использовавшейся форме) либо иной документ, определенный организацией. Форму, порядок заполнения такого документа организация определяет самостоятельно. Как показывает практика, многие организации по-прежнему оформляют путевые листы.

** Информация об учете топлива в ситуации, когда путевые листы можно не оформлять