Как правильно оформить представительские расходы

Юлия Гатальская, экономист

Итогом хорошо проведенных переговоров с деловыми партнерами является заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Проведение деловых встреч по вопросам сотрудничества и переговоров с отдельными лицами и делегациями предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые принято называть представительскими.

При отражении таких расходов в учете бухгалтеру необходимо сделать все возможное для того, чтобы их не пришлось списать в состав затрат, неучитываемых при налогообложении прибыли. Этим и другим вопросам посвящена данная статья.

Документальное оформление представительских мероприятий

Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:

– положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;

– приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);

– программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);

– смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);

– отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).

Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;

– прочие документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*|).

* Дополнительный материал о представительских расходах на прием иностранных и белорусских партнеров доступен для подписчиков электронного «ГБ»

Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.

Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.

Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.

Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.

В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.

Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.

После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:

Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.

Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации

С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.

Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.

В учете должно быть отражено (см. табл. 1):

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Назад
Содержание: № 19 май 2016
Содержание

КОЛОНКА ГЛАВНОГО РЕДАКТОРА

3

ВОПРОС НЕДЕЛИ

7

Деноминация: нужно ли вносить изменения в устав и трудовые договоры (контракты) работников?

7

НОВОСТИ

8

«ПРЯМАЯ ЛИНИЯ»

10

Особенности исчисления и уплаты налога  на прибыль в 2016 году[Срочно и важно]

10

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

13

Налоги

13

Договор о Евразийском экономическом союзе

13

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27.04.2016 № 340 «О внесении изменений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. № 1932»

29

Постановление Правления Нацбанка Республики Беларусь от 25.04.2016 № 212 «О ставке рефинансирования Национального банка Республики Беларусь»

31

Постановление МНС Республики Беларусь от 04.04.2016 № 13 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 24 декабря 2014 г. № 42»

32

Комментарий

39

Тарифы и цены

41

Постановление Минторга Республики Беларусь от 18.04.2016 № 15 «О внесении изменения в постановление Министерства торговли Республики Беларусь от 12 января 2015 г. № 1»

41

Постановление Минсельхозпрода Республики Беларусь от 22.04.2016 № 15 «О внесении изменения в постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 24 марта 2016 г. № 13»

42

Бюджет

45

Постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 21.04.2016 № 18 «Об установлении бюджета прожиточного минимума в среднем на душу населения и по основным социально-демографическим группам населения в ценах марта 2016 года в расчете на месяц»

45

Постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 21.04.2016  № 19 «О минимальных потребительских бюджетах для разных социально-демографических групп в среднем на душу населения и на одного члена семьи разного состава»

46

Комментарии

47

Электронные счета-фактуры: продолжаем их осваивать[Срочно и важно]

47

Ввозите товары из-за рубежа? Соблюдайте сроки создания электронных счетов-фактур[Срочно и важно]

51

ОБЗОР ТЕКУЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

54

МИНФИН РАЗЪЯСНЯЕТ

56

Письмо Минфина Республики Беларусь от 29.03.2016 № 15-1-6/269 «Об округлении объектов учета»[Срочно и важно]

56

МНС РАЗЪЯСНЯЕТ

57

Письмо МНС Республики Беларусь от 14.04.2016 № 8-2-8/2626 «Об использовании кассового оборудования»[Срочно и важно]

57

ВОПРОС-ОТВЕТ

59

Имущественный налоговый вычет, применяемый в отношении одного из молодоженов при строительстве квартиры

59

Начисление амортизации и инвестиционный вычет

59

НДС при оказании маркетинговых услуг нерезиденту

61

Представление электронного счета-фактуры

62

Льгота в отношении запчастей, указанных в приложении к Указу № 313, ввезенных для собственных нужд предприятия

63

Доначисление амортизации: возможно ли оно?

64

Отрицательная присоединенная стоимость и начисление амортизации

65

Реконструкция и срок полезного использования

66

Бухгалтерский учет многооборотной тары

67

ПРАКТИКУМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

68

Как правильно оформить представительские расходы

68

Деноминация: своевременно решаем зарплатные вопросы

75

МНЕНИЯ СПЕЦИАЛИСТОВ

79

Применяются ли трансфертные цены при УСН?

79

СПРАВОЧНИК БУХГАЛТЕРА

82

Реализуем на практике нормы учетной политики в части налоговых вычетов по НДС

82

СОБЫТИЯ. ПОДРОБНОСТИ

88

Субсидиарные должники смогут обжаловать решения налоговых органов

88

Госкомимущество разъяснило вопросы деноминации стоимости объектов торгов

88

НАЛОГОВЫЙ КАЛЕНДАРЬ

90

Календарь уплаты налогов, сборов и неналоговых платежей, представления расчетов по ним в налоговые органы и платежных поручений в обслуживающий банк на май 2016 года

90

БУХГАЛТЕРУ НА ЗАМЕТКУ

95

БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

96

Курсы валют за период с 30 апреля по 6 мая 2016 года

96