Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Как правильно оформить представительские расходы

Юлия Гатальская, экономист

Итогом хорошо проведенных переговоров с деловыми партнерами является заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Проведение деловых встреч по вопросам сотрудничества и переговоров с отдельными лицами и делегациями предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые принято называть представительскими.

При отражении таких расходов в учете бухгалтеру необходимо сделать все возможное для того, чтобы их не пришлось списать в состав затрат, неучитываемых при налогообложении прибыли. Этим и другим вопросам посвящена данная статья.

Документальное оформление представительских мероприятий

Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:

– положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;

– приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);

– программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);

– смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);

– отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).

Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;

– прочие документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*|).

* Дополнительный материал о представительских расходах на прием иностранных и белорусских партнеров доступен для подписчиков электронного «ГБ»

Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.

Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.

Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.

Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.

В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.

Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.

После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:

Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.

Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации

С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.

Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.

В учете должно быть отражено (см. табл. 1):

Статьи на тему

Для учета затрат рекомендуем позаказный метод

№21, июнь 2018

Добровольное страхование в транспортной деятельности

№16, апрель 2018

Обесцветившийся чек: как им подтвердить затраты?

№12, март 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.