4 (242). Организация планировала в июле 2016 г. направить работника в служебную командировку за границу для подписания контракта с потенциальным заказчиком. В июне 2016 г. на основании приказа о командировании работник за счет собственных средств оплатил расходы по оформлению визы и страхового полиса по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу. Однако заказчик отказался от установления договорных отношений в конце июня 2016 г. Командировка сотрудника была отменена.
Возникают следующие вопросы:
4.1. Можно ли возместить работнику понесенные им расходы?
Можно.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику не только расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения и суточные, но и иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы |*| (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке
Командированному работнику в составе иных расходов возмещают расходы по получению виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Для возмещения работнику расходов по получению визы (когда командировка состоялась) достаточно предъявить ксерокопию страницы паспорта, на которой она проставлена. А вот возместить расходы по страхованию нужно при представлении подтверждающего документа в оригинале (например, страхового полиса).
В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам расходы по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов возмещаются на основании подтверждающих документов в оригинале (п. 30 Инструкции № 115).
На первый взгляд данная формулировка содержит закрытый перечень расходов, подлежащих возмещению в связи с отменой командировки. Среди них не указаны расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу.
Означает ли это, что расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу не возмещаются при отмене командировки?
Нет. По разъяснениям специалистов Минтруда и соцзащиты в случае отмены командировки расходы по страхованию можно возместить, поскольку оформление документов по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу – это неотъемлемая часть процесса получения визы. Без договора страхования, в т.ч. страхового полиса либо иного документа, подтверждающего заключение договора страхования, получить визу невозможно.
Организация самостоятельно определяет характер причин, по которым командировка отменяется, и обоснованность возмещения понесенных работником расходов. Если речь идет об уже понесенных расходах, но еще не возмещенных работнику, и командировка отменена, для возмещения расходов работнику нужно предъявить паспорт с проставленной визой и страховой полис.
В бухгалтерии остается страховой полис, а со страницы паспорта с визой делают ксерокопию, на которой учиняют запись «Копия верна». Для придания копии документа юридической силы она заверяется (свидетельствуется) уполномоченным должностным лицом организации (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
4.2. Как в бухгалтерском учете отразить данные операции?
Расходы по отмененной командировке отражают на счете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (п. 70 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102).
В бухгалтерском учете делают следующие записи (при проведении расчетов в белорусских рублях):
Д-т 90-10 – К-т 71
– отражены расходы по оформлению визы страхового полиса в составе прочих расходов по текущей деятельности, учитываемые при налогообложении, на основании приказа об отмене командировки;
Д-т 71 – К-т 50, 51 и др.
– отражено возмещение расходов работнику.
4.3. Учитывают ли при налогообложении прибыли указанные расходы?
Учитывают.
В случае отмены командировки данные расходы относят к потерям, убыткам, которые не связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав. Такие расходы отражают не ранее даты их фактического осуществления (возникновения) (подп. 3.27 п. 3 ст. 129 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
4.4. Надо ли удерживать подоходный налог с расходов по оформлению визы и страхованию в случае их возмещения после отмены командировки?
Не надо.
При оплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территории Беларуси, так и за ее пределы освобождают от подоходного налога с физических лиц произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, в случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещаемые ему суммы расходов на получение визы и страхового полиса от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу не облагаются подоходным налогом только при представлении документов в оригинале (п. 30 Инструкции № 115).
4.5. Надо ли начислять страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах в данном случае?
Не надо.
Если командировку отменили, начислять страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах в случае возмещения работнику стоимости визы и страхового полиса не нужно.
Справочно: не являются объектом для начисления страховых взносов |*| компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 ТК (п. 3 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115).
