Водитель грузового автомобиля командирован в Нижний Новгород (Российская Федерация) для доставки товара покупателю с 28 апреля по 5 мая 2016 г. 28 апреля ему выдан аванс в сумме 2 300 000 бел. руб. и он купил 7 500 рос. руб. в белорусском банке в этот день по курсу 299,90 бел. руб. за 1 рос. руб.
Рассмотрим следующие вопросы.
5.1. Как правильно определить размер суточных?
Размер суточных нужно определять с учетом нормы п. 22 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.
Суточные за время пребывания командированного работника |**| за границей возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Беларуси и дня прибытия в Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (для Российской Федерации – 30 долл. США). За время следования по территории Беларуси до дня отъезда из Беларуси либо после дня прибытия в Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Беларуси.
** Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке
5.2. Как правильно составить авансовый отчет и отразить произведенные расходы в учете?
Порядок составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты при служебной командировке за границу установлен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Так, при выдаче работнику аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу, наличная иностранная валюта, купленная работником в обменном пункте (кассе банка), не подлежит оприходованию в кассу юридического лица, индивидуального предпринимателя. При составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, приобретенной за полученные белорусские рубли, работник прилагает чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. Израсходованные суммы иностранной валюты пересчитываются в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работник приобрел иностранную валюту за белорусские рубли.
Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы о покупке работником иностранной валюты, то расходы пересчитываются по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34 Инструкции № 185).
Особый порядок определен для пересчета суточных.
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются:
– в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка;
– в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса.
Они не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах |*| иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 185).
* Информация о том, как подтвердить расходы по найму жилья в командировке
В приведенной ситуации в отчете суммы израсходованной в командировке иностранной валюты пересчитываются в белорусские рубли следующим образом:
1) в части суточных, на которые выдан аванс в белорусских рублях: размер суточных, нормы на которые установлены в долларах США, нужно перевести в российские рубли через курсы Нацбанка на дату выдачи аванса, а затем суточные в российских рублях нужно пересчитать в белорусские рубли:
– по курсу обменного пункта в части, которая соответствует приобретенным в обменном пункте для оплаты суточных российским рублям;
– в остальной части суточных, которые выражены в долларах США и на которые не хватило приобретенной валюты в российских рублях, – по курсу Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты;
2) иные расходы – по курсу Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты в части, которая превышает размер приобретенной валюты (российские рубли) в обменном пункте, либо по курсу обменного пункта в части, которая укладывается в размер приобретенной в обменном пункте валюты.
Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте (если организация решит выдать сумму, израсходованную работником сверх выданного аванса, в иностранной валюте) либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34 Инструкции № 185).
