Документы, подтверждающие проживание в отеле при зарубежной командировке

Роман Томкович, юрист

5 (116). Работник белорусской организации направлен в зарубежную командировку. В подтверждение расходов по найму жилья он представил никем не заверенную копию квитанции, выданную гостиницей.

В данной ситуации возникли следующие вопросы.

5.1. Соответствует ли законодательству возмещение расходов по найму жилья на основании такого документа?

Не соответствует.

Возмещение расходов по найму жилья на основании не подлинника, а ксерокопии документа об осуществлении таких расходов не соответствует законодательству.

Это следует из норм, изложенных в инструкциях:

о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115);

о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).

Так, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).

При этом Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. обязательность наличия кассового чека.

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту.

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

– проездной документ (билет);

– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

– чеки КСА или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границей с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

– карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

– договор страхования, в т.ч. страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

– другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п. 28 Инструкции № 185).

Отчет об израсходованных суммах иностранной, а также документы, подтверждающие расходы, произведенные в служебной командировке за границу, работник представляет в бухгалтерскую службу лично (документы могут также досылаться в виде регистрируемого почтового отправления) (п. 30 Инструкции № 185).

Таким образом, если работник вообще не представил подлинных документов, подтверждающих расходы по найму жилья, компенсация ему по общему правилу не осуществляется и он должен возместить организации полученный ранее аванс в соответствующей части.

5.2. Будет ли соответствовать законодательству возмещение расходов по найму жилья, если работник представит подлинную квитанцию с подписью и штампом гостиницы, но без кассового чека?

Будет.

Требования законодательства не будут нарушены, если командированный работник представит подлинную квитанцию |*| отеля без кассового чека.

* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке, доступна всем на портале GB.BY

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Назад
Содержание: № 13 апрель 2016
Содержание

КОЛОНКА ГЛАВНОГО РЕДАКТОРА

3

ВОПРОС НЕДЕЛИ

7

Почему нельзя исправить и принять к вычету «входной» НДС, ошибочно отнесенный на увеличение стоимости?

7

НОВОСТИ

8

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

10

Государственное регулирование

10

Указ Президента Республики Беларусь от 09.03.2016 № 91 «О внесении изменений и дополнений в Указ Президента Республики Беларусь»

10

АНОНС «ПРЯМОЙ ЛИНИИ»

12

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

13

Государственное регулирование

13

Постановление Минторга, Минсельхозпрода, Минздрава и Госстандарта Республики Беларусь от 29.02.2016 № 9/9/38/18 «О внесении изменений и дополнения в постановление Министерства торговли Республики Беларусь, Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, Министерства здравоохранения Республики Беларусь и Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 7 мая 2007 г. № 28/35/38/27»

13

Комментарий

15

Валютное регулирование

18

Постановление Правления Нацбанка Республики Беларусь от 01.03.2016 № 106 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке осуществления обязательной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке и признании утратившим силу постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 мая 2015 г. № 323»

18

Комментарий (Операции по покупке валюты с 21 марта возвращены с внебиржевого на биржевой валютный рынок)

19

Торговля

21

Постановление Минторга Республики Беларусь от 17.02.2016 № 8 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства торговли Республики Беларусь от 10 августа 2011 г. № 31»

21

Комментарии

24

Что нужно знать о годовом собрании хозяйственного общества

24

Чтобы применить нулевую ставку НДС, важно соблюдать сроки и правила для ее подтверждения

27

Курсовые разницы: в каких случаях учитываем при налогообложении прибыли[Срочно и важно]

32

МНС И МИНФИН РАЗЪЯСНЯЮТ

35

Письмо МНС и Минфина Республики Беларусь от 15.03.2016 № 2-2-10/553/5-1-33/33 «О дополнительных отпусках»[Срочно и важно]

35

ОБЗОР ТЕКУЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

36

ВОПРОС-ОТВЕТ

38

Организация оказала материальную помощь на строительство квартиры

38

АвтоКАСКО и затраты, учитываемые при налогообложении прибыли

39

Безвозмездная передача произведенной продукции

40

НДС и налог на доходы при оказании нерезидентом услуги по сертификации товара

41

Документы, подтверждающие проживание в отеле при зарубежной командировке

42

Определение остаточного срока полезного использования здания

43

Лицензия на международную перевозку и сопроводительные документы

45

Оформление путевых листов

46

Автомобиль предоставлен для выполнения служебных обязанностей

47

ПРАКТИКУМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

48

Кто платит налог на недвижимость, если дольщик не подписал акты на передачу затрат

48

Режим работы работника влияет на порядок назначения пособий по временной нетрудоспособности

53

Как подтвердить расходы по найму жилья в командировке

57

МНЕНИЯ СПЕЦИАЛИСТОВ

61

Травма во время участия в спортивном соревновании: за счет каких средств выплачивают пособие?

61

У ВАС ПРОВЕРКА

64

Хотите получить компенсацию расходов по сбору отходов товаров и отходов упаковки? Готовьтесь к проверке

64

ТИПИЧНЫЕ НАРУШЕНИЯ

71

Чтобы правильно определить налоговую базу налога при УСН, учтем ошибки

71

СОВЕТЫ ОПЫТНОГО БУХГАЛТЕРА

75

Амортизация как инструмент регулирования финансового результата

75

СПРАВОЧНИК БУХГАЛТЕРА

80

Как импортеру правильно исчислить НДС при возврате товаров ненадлежащего качества, ввезенных из ЕАЭС?

80

СТРАНИЧКА АУДИТОРА

85

Рейтинг аудиторских организаций-2015!!!

85

СОВЕТЫ ЮРИСТА

87

Взаимозависимые лица: разбираемся, кто это такие

87

Когда акционер может потребовать выкупа акций и как правильно обществу определить цену таких акций

92

РЕКЛАМА

95

БУХГАЛТЕРУ НА ЗАМЕТКУ

95

БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

96

Курсы валют за период с 19 по 25 марта 2016 года

96