9 (105). Сотрудник организации уходит в отпуск. На момент подписания приказа об отпуске был издан также приказ, согласно которому работник после отпуска (т.е. в первый день после отпуска), не выходя на работу, должен убыть в зарубежную командировку. В связи с этим ему одновременно с отпускными были перечислены на карточку командировочные.

Правомерно ли это?

Правомерно.

Если организация выполнила требования, предусмотренные Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), то сам по себе факт выдачи аванса на предстоящую командировку одновременно с выплатой отпускных не противоречит законодательству.

Рассмотрим требования Инструкции № 115. Из нее следует, что основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115).

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– по проживанию вне места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции № 115).

Справочно: сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение вышеуказанных расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных в приложении 1 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (п. 9 Инструкции № 115).

В обязанности нанимателя входит ознакомление командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. При этом работник обязан представить письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия.

Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством Республики Беларусь (п. 48 Инструкции № 115).

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту (п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).

Формы расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу |*| денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании утверждены постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке, доступна всем на портале GB.BY