Ситуация. В загранкомандировке произошла поломка транспортного средства
В организации (г. Гродно) по приказу нанимателя водитель-международник направлен в служебную командировку в г. Лейпциг и г. Баутцен (Германия) на 5 дней с 10 по 14 сентября 2018 г.
Согласно заданию водитель должен был 12 сентября 2018 г. доставить груз № 1 из г. Гродно в г. Лейпциг и выехать в г. Баутцен для доставки груза № 2 в г. Гродно 14 сентября 2018 г.
При выполнении задания по доставке груза № 2 (из г. Баутцена в г. Гродно) у водителя произошла поломка транспортного средства, в результате чего он находился на территории Польши более 12 ч. Это повлекло несоблюдение срока доставки перевозимого груза.
Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале пересечение Государственной границы Республики Беларусь при выезде в командировку и возвращении обратно произошло 10 и 15 сентября 2018 г.
Работнику был выдан аванс на 5-дневную командировку в сумме 400 руб. и 400 евро.
Расходы на оплату горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) составили 380 руб. и 70 евро, расходы на оплату запчастей и вынужденного ремонта – 54 евро. Расходы документально подтверждены.
Документальное оформление командировки работника за пределы республики
Напомним, что основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку. Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, в котором указываются:
– государство и цель командировки;
– время нахождения за границей;
– порядок погрузки и разгрузки;
– иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (пп. 2 и 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115). Таким образом, командировочные расходы возмещаются работнику на основании приказа и задания нанимателя, в которых указываются государство и срок командировки.
Срок командировки можно продлить в случае необходимости
Срок командировки может быть откорректирован (продлен) путем издания дополнительного приказа нанимателя, основанного на письменном отчете водителя и документах в оригинале, подтверждающих уважительность причины продления, в частности простоя (в результате поломки ТС), на территории иностранного государства.
Гарантии, предусмотренные законодательством на время командировки, должны быть выполнены
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить командировочные расходы, в т.ч. расходы по найму жилого помещения и за проживание вне места постоянного жительства (суточные) (п. 8 Инструкции № 115). При этом необходимо ознакомить работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса и ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок выданных ему средств (п. 10 Инструкции № 115) |*|.
* Информация о том, как рассчитываются расходы при направлении работника в загранкомандировку
Справочно: при служебных командировках в Германию установлена следующая норма возмещения расходов (постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»; далее – постановление № 7):
– за проживание вне места жительства (суточных) – 40 евро для работников, направляемых в краткосрочные командировки;
– по найму жилого помещения в сутки – до 100 евро.
Водителям-международникам суточные оплачиваются в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 постановления № 7).
При командировании работников за границу расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от установленной нормы расходов по найму жилого помещения. Наниматели коммерческих организаций и индивидуальные предприниматели вправе увеличить размер возмещения до 20 % от установленной нормы. При этом водителям-международникам и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования (п. 16 Инструкции № 115).
Суточные за время пребывания командированного работника за границей возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь или после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Для водителей-международников и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее – граница Республики Беларусь). День пересечения границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь (п. 23 Инструкции № 115).
Справочно: с учетом норм Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» полагаем, что основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, является паспорт, содержащий соответствующую отметку.
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, в случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки, суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (часть вторая п. 27 Инструкции № 115).
Далее определим пошаговый алгоритм расчета командировочных сумм.
Шаг 1. Проверим представленные работником документы и сверим даты.
Проверим приложенные к авансовому отчету документы и сверим даты с приказом о командировании, в т.ч. информацию о пересечении водителем границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь. Для этого проверим отметки в паспорте водителя о пересечении границ. Сверим отметки о датах выбытия и прибытия, содержащиеся в путевых листах, данные, содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной «СМR» и в регистрационном листке тахографа (тахограмме), а также иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов, дорожных и (или) таможенных сборов, страхования автотранспорта, запчастей и вынужденного ремонта, за стоянку, проезд по платным дорогам и др.).
Поскольку в данной ситуации при выполнении задания по доставке груза № 2 водитель задержался на территории Польши по уважительной причине (поломка ТС подтверждена документами в оригинале) и пересечение границы произошло 15 сентября 2018 г. (а не 14 сентября 2018 г.), то расходы по найму жилого помещения и суточные за этот день и другие дни командировки будут возмещаться по нормам, установленным для Германии, независимо от длительности простоя на территории Польши более 12 ч.
Шаг 2. Проверим оформленный работником авансовый отчет.
В случае подтверждения содержащейся в авансовом отчете информации представленными документами в оригинале, включая пересечение границы 10 и 15 сентября 2018 г., наниматель обязан за дни с 10 по 14 сентября 2018 г. (оговоренные в приказе и задании на командировку), а также за день задержки в пути – 15 сентября 2018 г. (на основании дополнительного приказа) произвести командированному водителю:
– оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Германии, – 30 евро (100 евро × 5 % × 6 суток);
– возмещение суточных в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Германии, – 240 евро (40 евро × 6 суток).
Шаг 3. Суммируем произведенные работником и подлежащие возмещению расходы.
Общая сумма расходов, указанная в авансовом отчете, составляет 380 руб. и 394 евро, в т.ч.:
– оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам Германии – 30 евро;
– суточные по нормам Германии – 240 евро;
– расходы на оплату ГСМ – 380 руб. и 70 евро;
– оплата запчастей и вынужденного ремонта – 54 евро |*|.
* Информация о том, почему нельзя в валюте возместить хозрасходы, произведенные в загранкомандировке
Шаг 4. Укажем работнику на необходимость возврата в кассу неиспользованного остатка денежных средств, полученных на командировочные расходы:
– 20 руб. (400 руб. – 380 руб.);
– 6 евро (400 евро – 394 евро).
Шаг 5. Представим авансовый отчет на утверждение руководителю.
Сумма к утверждению составит 394 евро и 380 руб.
