Комментарий (Работа с документами в электронном виде в архиве будет регламентироваться новой инструкцией)

Наталья Кондакова, канд. экон. наук, доцент, аудитор

В целях совершенствования хранения документов в электронном виде в архиве организации разработана Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации, утвержденная постановлением Минюста РБ от 30.06.2010 № 36 (далее – Инструкция № 36 и постановление № 36 соответственно).

Инструкция № 36 вступит в силу с 21 января 2011 г. Она разработана на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее – Закон № 113-З), который также вступает в силу с 21 января 2011 г. До указанного срока действует Закон РБ от 10.01.2000 № 357-З "Об электронном документе" (с изменениями и дополнениями, далее – Закон № 357-З).

С 21 января 2011 г. в соответствии с п. 2 постановления № 36 также утратит силу Типовое положение об архиве электронных документов организации, утвержденное постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 29.04.2004 № 5 (далее – Типовое положение № 5).

Определение электронного документа уточнено

Определение понятия "электронный документ" дано в ст. 1 Закона № 113-З. Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Это определение уточнено по сравнению с содержащимся в ст. 1 Закона № 357-З: электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом № 357-З.

Электронный документ должен отвечать следующим требованиям:

– создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;

– иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;

– представляться в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст. 16 Закона № 113-З).

Электронный документ состоит из 2 неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть электронного документа представляет собой информацию, составляющую содержание документа.

Особенная часть электронного документа содержит одну или несколько электронных цифровых подписей, а также может включать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами (ст. 17 Закона № 113-З).

В организации должно быть утверждено положение об архиве электронных документов

Для организации работы с документами в электронном виде в архиве организации должен быть разработан и утвержден локальный нормативный правовой акт организации (как правило, положение об архиве электронных документов). В положение следует включить нормы, отвечающие основным задачам архива организации в части работы с документами в электронном виде, которые перечислены в п. 7 Инструкции № 36. До 21 января 2011 г. при разработке положения об архиве электронного документа организации будут руководствоваться Типовым положением № 5. С 2011 г. положение об архиве электронных документов организации должно быть осовременено с учетом норм Инструкции № 36.

При организации архива электронных документов следует учесть и положения ряда нормативных актов

Нормы законодательства, касающиеся работы с документами в электронном виде, содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). В гл. 15–17 Инструкции № 4 содержатся нормы, регулирующие оперативное хранение документов и передачу дел в архив и на государственное хранение. Глава 18 Инструкции № 4 посвящена особенностям работы с документами в электронном виде. Положения Инструкции № 4 распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (п. 3 Инструкции № 4).

При организации хранения электронных документов организации, в т.ч. и бухгалтерских, необходимо также соблюдать положения следующих нормативных документов:
– Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 28.12.2009 № 93-З);

– Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения" (введен в действие с 1 сентября 2000 г.);

– Инструкции по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение, утвержденной постановлением Белкомархива от 23.03.2005 № 3. Инструкция устанавливает порядок проведения экспертизы ценности электронных документов и информационных ресурсов в организации, подготовки и передачи их на государственное хранение;

– Правил учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, утвержденных приказом председателя Госкомархива РБ от 03.04.1997 № 8;

– Правил выдачи охранных обязательств при передаче права собственности на архивные документы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных постановлением Госкомархива РБ от 17.03.2000 № 11. При передаче юридическим или физическим лицом права собственности на архивные документы новому собственнику последний обязан подписать с государственным архивом охранное обязательство согласно утвержденной форме (п. 3 Правил). Подписание новым собственником архивных документов охранного обязательства не ограничивает его право собственности на принадлежащие ему архивные документы и преследует цель обеспечить сохранность архивных документов и не допустить их утраты (п. 4 Правил);

– Примерной инструкции по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, утвержденной председателем Госкомархива РБ 26.07.1996. Инструкцией установлены порядок приема, учета, подготовки, оформления, хранения и использования документов (подп. 1.5);

– Методических рекомендаций "Архивное хранение электронных документов", утвержденных председателем Госкомархива РБ 24.12.1998;

– Методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности электронных документов и подготовки их к передаче на государственное хранение, утвержденных председателем Госкомархива РБ 15.02.2001;

– Правил работы архива электронных документов, утвержденных приказом председателя Белкомархива от 28.07.2003 № 28;

– Методических рекомендаций по учету и хранению электронных документов в учреждениях, организациях, предприятиях (согласованы протоколом Центральной экспертной методической комиссии Белкомархива от 17.12.2004 № 4).

Электронные документы в архиве хранятся в течение установленных сроков

Сроки хранения электронных ресурсов указаны в гл. 2 "Электронные информационные ресурсы" Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (с изменениями и дополнениями от 19.03.2010 № 21).
 

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Назад
Содержание: № 32 август 2010
Содержание

колонка главного редактора

3

НОВОСТИ

6

ДЕЖУРНАЯ ЧАСТЬ

8

ВОПРОС НЕДЕЛИ

9

Должны ли организации частной формы собственности при установлении размеров арендной платы руководствоваться и соблюдать какие-либо нормы Указа № 518?

9

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

10

Государственное регулирование

10

Об объектах, находящихся только в собственности государства, и видах деятельности, на осуществление которых распространяется исключительное право госу­дарства

10

О внесении изменений в Указ Президента Республики Беларусь от 25 февраля 2008 г. № 113

15

Комментарий (Предприятие продается как имущественный комплекс, а земельный участок предоставляется организации-покупателю на праве аренды)

16

Об утверждении Положения о порядке изъятия кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин и таксометров для технического освидетельствования

18

Комментарий (Контролирующие органы вправе изымать КСА и СКС для направления их на техническое освидетельствование)

23

Об утверждении Инструкции об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации и о признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29 ап­реля 2004 г. № 5

26

Комментарий (Работа с документами в электронном виде в архиве будет регламентироваться новой инструкцией)

28

О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь по вопросам распоряжения государственным имуществом

30

Комментарий (Порядок отчуждения государственного имущества регламентируется более четко и детально)

32

О внесении изменения в Указ Президента Республики Беларусь от 13 августа 1996 г. № 292

35

О внесении изменения в Указ Президента Республики Беларусь от 7 февраля 2006 г. № 71

35

О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 9 апреля 2010 г. № 550

36

Труд и социальная защита

37

О внесении дополнений и изменений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь

37

Комментарий (Справка об оформлении ре­бенка в дошкольное учреждение оформляется по-новому)

45

Комментарии

47

Ограничение дохода при начислении страховых взносов в Фонд социальной защиты населения распространяется на все выплаты

47

C 5 августа действует новый порядок утверждения, разработки и согла­сования нормативов образования отходов производства

48

СПЕЦИАЛЬНАЯ РУБРИКА ЖУРНАЛА "ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР"

50

Заполняем налоговую декларацию (расчет) по налогу при упрощенной системе налогообложения

50

Акцизы в условиях действия таможенного союза: практика исчисления и уплаты

55

Определение налоговых вычетов по НДС по операциям, облагаемым по нулевой ставке (Окончание)

58

Амортизационные отчисления по основным средствам, находящимся в запасе, в 2010 году включаются в состав затрат по производству и реализации, учи­тываемых при налогообложении прибыли

61

Формируем уставный фонд основными средствами

62

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

69

Комментарии

69

Сделки с ценными бумагами: в законодательство внесены изменения

69

С 24 июля Комитет государственного контроля РБ и его территориальные органы работают по новому Закону

71

возвращаясь к напечатанному

77

Организациям частной формы собственности не запрещено устанавливать арендную плату в иностранной валюте при сдаче в аренду недвижимого имущества, за исключением торговых мест

77

Об арендной плате

78

ОБЗОР ТЕКУЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА  

79

ВОПРОС – ОТВЕТ

81

ПРАКТИКУМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

91

Исчисление и уплата сбора на развитие территорий в 2010 году

91

РЕКЛАМА АУДИТОРСКИХ УСЛУГ

92

к сведению читателей

98

СОВЕТЫ ОПЫТНОГО БУХГАЛТЕРА

98

Ошибочное выделение заказчиком в платежной инструкции суммы НДС не является основанием для исчисления НДС подрядчиком

98

мнения специалистов

100

Использование собственных ис­точников финансирования капитальных вложений отражается последовательно

100

СПРАВОЧНИК БУХГАЛТЕРА

103

Актуальные вопросы определения валюты расчетов во внешнеэкономических сделках

103

СТАВИМ ПРОБЛЕМУ

108

Не осуществляем предпринимательскую деятельность – платим налоги?

108

ПРИГЛАШАЕМ НА РАБОТУ

109

статистическая информация

109

Об утверждении бюджета прожиточного минимума в среднем на душу населения и по основным социально-демографическим группам в ценах июня 2010 г. в расчете на один месяц

109

РЕКЛАМА

110

БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

112

Курсы валют за период с 7 по 13 августа 2010 года

112