Инструкция № 36 вступит в силу с 21 января 2011 г. Она разработана на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее – Закон № 113-З), который также вступает в силу с 21 января 2011 г. До указанного срока действует Закон РБ от 10.01.2000 № 357-З "Об электронном документе" (с изменениями и дополнениями, далее – Закон № 357-З).
С 21 января 2011 г. в соответствии с п. 2 постановления № 36 также утратит силу Типовое положение об архиве электронных документов организации, утвержденное постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 29.04.2004 № 5 (далее – Типовое положение № 5).
Определение электронного документа уточнено
Определение понятия "электронный документ" дано в ст. 1 Закона № 113-З. Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Это определение уточнено по сравнению с содержащимся в ст. 1 Закона № 357-З: электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом № 357-З.
Электронный документ должен отвечать следующим требованиям:
– создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;
– иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
– представляться в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст. 16 Закона № 113-З).
Электронный документ состоит из 2 неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа представляет собой информацию, составляющую содержание документа.
Особенная часть электронного документа содержит одну или несколько электронных цифровых подписей, а также может включать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами (ст. 17 Закона № 113-З).
В организации должно быть утверждено положение об архиве электронных документов
Для организации работы с документами в электронном виде в архиве организации должен быть разработан и утвержден локальный нормативный правовой акт организации (как правило, положение об архиве электронных документов). В положение следует включить нормы, отвечающие основным задачам архива организации в части работы с документами в электронном виде, которые перечислены в п. 7 Инструкции № 36. До 21 января 2011 г. при разработке положения об архиве электронного документа организации будут руководствоваться Типовым положением № 5. С 2011 г. положение об архиве электронных документов организации должно быть осовременено с учетом норм Инструкции № 36.
При организации архива электронных документов следует учесть и положения ряда нормативных актов
Нормы законодательства, касающиеся работы с документами в электронном виде, содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). В гл. 15–17 Инструкции № 4 содержатся нормы, регулирующие оперативное хранение документов и передачу дел в архив и на государственное хранение. Глава 18 Инструкции № 4 посвящена особенностям работы с документами в электронном виде. Положения Инструкции № 4 распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (п. 3 Инструкции № 4).
При организации хранения электронных документов организации, в т.ч. и бухгалтерских, необходимо также соблюдать положения следующих нормативных документов:
– Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 28.12.2009 № 93-З);
– Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения" (введен в действие с 1 сентября 2000 г.);
– Инструкции по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение, утвержденной постановлением Белкомархива от 23.03.2005 № 3. Инструкция устанавливает порядок проведения экспертизы ценности электронных документов и информационных ресурсов в организации, подготовки и передачи их на государственное хранение;
– Правил учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, утвержденных приказом председателя Госкомархива РБ от 03.04.1997 № 8;
– Правил выдачи охранных обязательств при передаче права собственности на архивные документы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных постановлением Госкомархива РБ от 17.03.2000 № 11. При передаче юридическим или физическим лицом права собственности на архивные документы новому собственнику последний обязан подписать с государственным архивом охранное обязательство согласно утвержденной форме (п. 3 Правил). Подписание новым собственником архивных документов охранного обязательства не ограничивает его право собственности на принадлежащие ему архивные документы и преследует цель обеспечить сохранность архивных документов и не допустить их утраты (п. 4 Правил);
– Примерной инструкции по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, утвержденной председателем Госкомархива РБ 26.07.1996. Инструкцией установлены порядок приема, учета, подготовки, оформления, хранения и использования документов (подп. 1.5);
– Методических рекомендаций "Архивное хранение электронных документов", утвержденных председателем Госкомархива РБ 24.12.1998;
– Методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности электронных документов и подготовки их к передаче на государственное хранение, утвержденных председателем Госкомархива РБ 15.02.2001;
– Правил работы архива электронных документов, утвержденных приказом председателя Белкомархива от 28.07.2003 № 28;
– Методических рекомендаций по учету и хранению электронных документов в учреждениях, организациях, предприятиях (согласованы протоколом Центральной экспертной методической комиссии Белкомархива от 17.12.2004 № 4).
Электронные документы в архиве хранятся в течение установленных сроков
Сроки хранения электронных ресурсов указаны в гл. 2 "Электронные информационные ресурсы" Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (с изменениями и дополнениями от 19.03.2010 № 21).
