Из письма в редакцию:
«Работник организации направляется в служебную командировку в пределах республики на собственном автомобиле. Между работником и организацией заключен договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы:
1. вправе ли организация возместить работнику стоимость израсходованного топлива по проезду до места командирования и обратно, а также в месте командирования?
2. какие особенности учесть в данном случае при исчислении налога на прибыль и подоходного налога с физических лиц?
Валентина Александровна, бухгалтер»
Расходы по заправке автомобиля топливом – не командировочные, а хозяйственные расходы
Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации.
Справочно: если работника направляют в командировку на личном автомобиле, который организация использует по договору с работником в служебных целях, считается, что проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации. Подтверждение можно найти в ответе сотрудника Минфина на online-конференции «Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси» (сайт www.belta.by).
При направлении работника в командировку в приказе следует указать факт использования им личного автомобиля в служебных целях.
Организация стоимость топлива может:
– компенсировать работнику на основании авансового отчета работника о стоимости израсходованного топлива;
– оплатить наличными денежными средствами, выданными работнику для приобретения топлива.
В обоих случаях это расходы организации на хозяйственные нужды;
– оплатить с использованием электронной (топливной) карты, выдаваемой работнику в порядке, установленном в организации.
Важно! Во всех вышеуказанных случаях этот порядок следует оговорить в договоре об использовании личного автомобиля работника в служебных целях.
Оплата топлива наличными денежными средствами означает выдачу денежных средств под отчет на предстоящие расходы. При этом учтите:
1) установленные законодательством сроки, на которые могут быть выданы эти деньги под отчет на предстоящие расходы.
Справочно: юридические лица, подразделения выдают наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет:
– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения;
– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения;
– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению;
2) предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами – не более 100 базовых величин на протяжении одного дня.
Об этом сказано в пп. 34, 69, 74 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Оплату топлива с использованием электронной (топливной) карты расценивают как приобретение топлива путем безналичных расчетов между организацией, выдавшей данную карту работнику, и продавцом топлива. Перед использованием этой карты организация – покупатель топлива делает предоплату на счет организации – продавца топлива или банка (за электронные деньги), в рамках которой осуществится заправка топливом.
Документально подтвержденные расходы, понесенные для производственных целей, относят на затраты при исчислении налога на прибыль
При рассмотрении вопроса об отнесении тех или иных затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, нужно определиться, связаны ли они с процессом производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Чтобы расходы организации по оплате топлива (в т.ч. путем компенсации работнику понесенных им расходов на оплату топлива) можно было отнести на затраты, следует документально подтвердить расходы и их связь с производственным процессом.
Для этого нужно, чтобы:
1) командировка, в которую направляется работник, имела цель, связанную с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав;
2) работник и организация в обязательном порядке заключили договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях, в котором определен в т.ч. порядок несения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля;
3) работник представил первичные учетные документы, подтверждающие фактический расход и стоимость топлива, израсходованного во время служебной командировки (в т.ч. и в месте командирования, а не только до места командирования и обратно). Это могут быть:
– путевые листы, на основании которых в совокупности с накопительными ведомостями данных путевых листов о фактическом расходе топлива или карточек учета расхода топлива за отчетный период будет списано топливо на затраты производства;
– документы, подтверждающие оплату топлива (например, чеки).
Документов, подтверждающих оплату топлива, может и не быть, если работнику выдана электронная (топливная) карта и оплату производит сама организация в безналичном порядке.
При выдаче работнику денежных средств под отчет на предстоящие расходы для оплаты топлива также представляется отчет об израсходованных суммах.
Оплату топлива подоходным налогом не облагают
У физического лица не возникает доход, признаваемый объектом обложения подоходным налогом, по оплате топлива, израсходованного в служебной командировке (если по условиям договора об использовании личного автомобиля работника в служебных целях такие расходы возложены на организацию) |*|.
Работник имеет право на получение компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля, используемого для нужд нанимателя (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Если соглашением между работником и организацией об использовании личного автомобиля в служебных целях предусмотрена выплата указанной компенсации (которая может определяться в т.ч. с учетом расходуемого топлива), то доход в сумме данной компенсации облагают подоходным налогом с физических лиц в общеустановленном порядке (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Надеюсь, мои разъяснения помогли Вам.
Искренне ваша, Ольга Павловна
