Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Где и как должны храниться книга кассира, отчеты и контрольные ленты, формируемые кассовым оборудованием?

Наталья Рощина, экономист

Какими нормативными правовыми актами установлены место, сроки и ответственность за хранение отчетов и контрольных лент, формируемых кассовым оборудованием |*|? Какие из вышеперечисленных документов содержат информацию о кассире, дате и времени начала работы на кассовом оборудовании, сумме выручки? Какие документы могут подтверждать факт утраты, уничтожения указанных документов? Что делать, если допущена ошибка при формировании чека, книги кассира?

Ответы на эти вопросы содержатся в предлагаемом материале.

* Содержание письма МНС Республики Беларусь от 14.04.2016 № 8-2-8/2626 «О порядке использования кассового оборудования после 1 июля 2016 года» 

Действия кассира

Кассир, работающий на кассовом оборудовании, должен:

1) заполнять книгу кассира, оформленную на это оборудование.

Записи в книге кассира осуществляют:

– ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок;

– на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

В ней следует указать:

– в начале смены (рабочего дня) – дату (день, месяц, год), показания нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены), сумму наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций;

– по окончании смены (рабочего дня) – остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира (п. 14 Положения № 924/16*).

_____________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).

Справочно: организации, использующие кассовое оборудование со встроенным СКНО**, не обязаны оформлять книгу кассира (п. 14 Положения № 924/16);

_____________________
** Средство контроля налоговых органов (далее – СКНО).

2) по окончании рабочего дня (смены) или по требованию проверяющих на момент проверки вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:

контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно;

суточный (сменный) отчет (Z-отчет), сменный отчет без гашения (Х-отчет), которые содержат в т.ч. дату и время открытия смены, дату и время формирования (печати) отчета, сумму продаж по каждому виду платежного средства, итог сменных продаж, количество платежных документов (п. 18 Положения № 924/16).

Что делать, если кассир допустил ошибки при заполнении чека или книги кассира?

Чек. Кассиру, допустившему ошибку при вводе суммы денежных средств в сформированном платежном документе, запрещено использовать (погашать) его в течение рабочего дня (смены).

В таких случаях кассир в конце рабочего дня (смены) должен:

1) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме, указанной в приложении 3 к Положению № 924/16, и приложить к нему все ошибочно сформированные в течение рабочего дня (смены) платежные документы (п. 20 Положения № 924/16);

2) отразить ошибочные суммы в гр. 11 «Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей» книги кассира.

Справочно: на кассовом оборудовании с установленным СКНО выполняется операция по регистрации аннулирования ошибочно сформированного платежного документа (п. 20 Положения № 924/16). Поэтому правило п. 2 не действует в отношении такого оборудования.

Книга кассира. Если при заполнении книги кассира допущена ошибка, то ее можно исправить путем зачеркивания ошибочной записи и написания сверху правильной.

Каждое исправление заверяется подписью лица, уполномоченного на это организацией приказом.

Какую информацию должны содержать чек и контрольная лента кассового оборудования?

Требования к кассовому оборудованию устанавливаются в соответствии с государственными стандартами Республики Беларусь серии СТБ 1364. На чеке и контрольной ленте в обязательном порядке печатается в т.ч. следующая информация:

– дата и время оформления (печати) чека продажи;

– сумма по каждой продаже (услуге);

– общая сумма продаж (услуг);

– идентификатор кассира;

– вид платежного средства.

Условные обозначения для идентификации кассовых операций в контрольной ленте приводятся в эксплуатационной документации на кассовое оборудование.

Срок и условия хранения контрольных лент и Z-отчетов, формируемых кассовым оборудованием

Срок хранения контрольных лент, суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) составляет 12 месяцев со дня их формирования (п. 21 Положения № 924/16).

Нормами Положения № 924/16 не установлены требования относительно мест и иных условий хранения суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) и контрольных лент. В связи с этим организация вправе самостоятельно определить условия сохранности документов в течение предусмотренного законодательством срока.

Заполненная книга кассира должна храниться 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (при его наличии) (п. 179 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) |*|.

* Информация о том, как правильно заполнять книгу кассира

Уничтожение, утрата документов

После истечения срока хранения указанные документы организация вправе уничтожить. Порядок их уничтожения определен гл. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Уничтожение и утрата документов оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Справочно: форма акта содержится в приложении 17 к Инструкции № 4.

Акт должен содержать информацию о месте и дате составления документа (наименование, количество, срок хранения и т.д.), причине его уничтожения, утраты, ФИО должностного лица, оформляющего этот акт.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям – заготовителям вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

За уничтожение до истечения установленных сроков хранения, а также за необеспечение сохранности, повлекшее утрату данных документов, предусмотрен штраф в размере:

от 10 до 100 базовых величин – за уничтожение должностным лицом организации (индивидуальным предпринимателем) бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие (часть вторая ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП));

от 4 до 35 базовых величин – за необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица (индивидуальным предпринимателем) бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату (часть третья ст. 12.1 КоАП).

Статьи на тему

Прием наличных денег при сдаче физическим лицам в аренду спортивных тренажеров

№24, июнь 2018

С 7 июля 2018 года наличные деньги можно принимать с применением программной кассы

№23, июнь 2018

Постановление Правления Нацбанка Республики Беларусь от 25.04.2018 № 192 «О внесении изменений и дополнений в некоторые нормативные правовые акты Национального банка Республики Беларусь»

№23, июнь 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.