Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Как избежать ошибок в расчетах возмещения расходов по зарубежной командировке

Порядок и размеры возмещения расходов при командировках работников за границу чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров. Разъяснения по ним даны заместителем начальника управления развития мотивационного потенциала заработной платы в реальном секторе экономики Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь Еленой Ивановной Секержицкой в ходе «Прямой линии», состоявшейся в редакции 18 октября 2016 г. Некоторые из них размещены в данной публикации.

В организации в соответствии с законодательством установлены более высокие размеры норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки по сравнению с установленными Минфином.

Согласно Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от предельных норм расходов по найму жилого помещения.

Как будет производиться оплата в размере 5 %: от норм, установленных в организации, или от норм, установленных Минфином?

В размере 5 % от норм по найму жилого помещения, установленных в организации.

Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений, кроме Конституции Республики Беларусь, Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) и других актов законодательства, являются коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения командировочных расходов не могут быть ниже размеров, установленных законодательством (ст. 95 ТК).

С учетом этих норм организация вправе на основании локального нормативного правового акта предусмотреть для работников более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством. Соответственно в данном случае оплата расходов по найму жилого помещения, за исключением времени нахождения в пути, при отсутствии подтверждающих документов будет осуществляться в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленных локальным нормативным правовым актом организации |*|.

* Информация о документах, подтверждающих проживание в отеле при зарубежной командировке

Важно! Расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК, включаются в затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли (подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Организация направляет работника в командировку в Москву на 5 дней. В приглашении принимающей стороны написано, что она берет на себя все расходы по перелетам, проживанию и питанию командированного работника в течение поездки.

Необходимо ли выплачивать работнику суточные за дни командировки и в каком размере?

Необходимо в размере 30 % от норм суточных.

Если принимающая сторона согласно приглашению предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % (п. 25 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция). С учетом этой нормы, если работнику принимающая сторона обеспечивает только 3-разовое питание, то наниматель выплачивает суточные в размере 30 % от норм суточных, установленных Минфином для Москвы, т.е. 9 долл. США (30 % от 30 долл. США).

Важно! Суточные за время нахождения работника в пути выплачиваются в порядке, предусмотренном Инструкцией.

Работники организации направлены в служебную командировку в Венесуэлу сроком на 90 дней.

В каком размере наниматель обязан выплатить работникам суточные?

За 60 дней – исходя из 80 долл. США, за 30 дней – исходя из 60 долл. США.

Выплата командированным работникам суточных в течение 60 дней нахождения в командировке за границей производится по нормам, установленным при краткосрочных командировках за границу, а начиная с 61-го дня – по нормам, установленным для работников загранучреждений Республики Беларусь при их командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (пп. 20 и 21 Инструкции).

Нормы суточных как при краткосрочных командировках, так и для работников загранучреждения Республики Беларусь и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах государства, в котором находится загранучреждение каждой конкретной страны, установлены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7).

С учетом постановления № 7 суточные работнику, направленному в командировку на 90 дней в Венесуэлу, будут выплачиваться в следующих размерах:

– за 60 дней – исходя из нормы суточных, установленных Минфином для Венесуэлы при краткосрочных командировках (80 долл. США × 60 дней);

– за 30 дней – исходя из нормы суточных, установленных для работников загранучреждения Республики Беларусь и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах Венесуэлы (60 долл. США × 30 дней) |*|.

* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке

При командировках за границу для сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с нормами по найму жилого помещения бухгалтер считает даты, которые указаны в квитанциях за проживание.

Учитывается ли в этих целях количество проведенных ночей в гостинице?

Надо считать количество дней.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции).

В Инструкции не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования и количества ночей, проведенных в гостинице.

Постановлением № 7 для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

Понятие суток дано в ст. 93 ТК. Так, для целей сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для налогообложения прибыли учитываются сутки с 0 до 24 ч включительно.

Соответственно, если в квитанции указано, что работник проживал в гостинице с 3-го по 5-е число, то для сравнения с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения принимается 3 суток.

Работник возвращается из командировки за границу на 1 день позже, чем предусмотрено приказом о командировании работника.

Можно ли возмещать ему оплату проезда?

Можно, но только по решению нанимателя за счет прибыли организации.

Основанием для расчета и выплаты валютных средств командированным за границу работникам является приказ (распоряжение) нанимателя (п. 2 Инструкции).

Возмещение работнику командировочных расходов в порядке, предусмотренном Инструкцией, производится за дни, оговоренные в приказе нанимателя на основании представленных подтверждающих документов в оригинале за проезд и проживание за все время пребывания в командировке.

Исходя из этого, с учетом норм ст. 93 ТК проездные документы должны соответствовать датам отправления пассажирского транспорта из постоянного места работы и прибытия к постоянному месту работы |**|.

** Информация о том, что поездка на 1 день за границу – не всегда однодневная командировка

В то же время наниматель может принять решение о возмещении в указанном случае работнику оплаты за проезд из места командирования к месту постоянной работы за счет прибыли организации (ст. 7 ТК).

Окончание см. «ГБ», 2016, № 40, с. 10.

Статьи на тему

Командировка без аванса

№24, июнь 2018

Расходы на проживание без представления подтверждающих документов

№24, июнь 2018

Оплата однодневной командировки

№23, июнь 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.